Morgens ruft das leckere HotelfrĂŒhstĂŒck. Mittags ein kleiner Snack vom BĂ€cker und abends dann das Restaurant ausprobieren. Auf einer Dienstreise kann schon so einiges an Essensausgaben zusammenkommen. Aber keine Sorge: einen Teil davon ĂŒbernimmt das Finanzamt! Wir zeigen, wie man den Zuschuss fĂŒr den Verpflegungsmehraufwand bekommt.
Schnelleinstieg
- Kurz & knapp
- Was ist ein Verpflegungsmehraufwand?
- Wie hoch ist die Abwesenheitspauschale?
- Staat oder Chef: Wer erstattet den Verpflegungsmehraufwand?
- Wann wird die Abwesenheitspauschale vom Finanzamt akzeptiert?
- Was passiert, wenn mein Chef die Verpflegung zahlt?
- Wie lange darf die Abwesenheitspauschale angesetzt werden?
- Was gilt bei Verpflegungsmehraufwand im Ausland?
- Verpflegungsmehraufwand in die SteuererklÀrung eintragen
- FAQ
Kurz & knapp
- Bist du auf Dienstreise, kannst du fĂŒr Essen & Co. Geld von der Steuer zurĂŒck bekommen
- Je nachdem, wie lange du auf Dienstreise warst, gibt es unterschiedlich hohe PauschbetrÀge
- Wenn du schon von deinem Arbeitgeber Geld zurĂŒckbekommen hast, kannst du deine Kosten nicht in der SteuererklĂ€rung angeben
- Dein Pauschbetrag gekĂŒrzt, wenn du z. B. mit dem Chef zusammen unterwegs bist und er lĂ€dt dich zum Essen ein
- Auch fĂŒr Dienstreisen im Ausland gibt es Pauschalen
Was ist ein Verpflegungsmehraufwand?
Kosten im Zusammenhang mit dem Beruf sind Werbungskosten. Diese Kosten kannst du von der Steuer absetzen. Wie aber sieht das bei den Ausgaben aus, die man wĂ€hrend einer GeschĂ€ftsreise fĂŒr Essen und Trinken selbst trĂ€gt? Auch diese Kosten können Werbungskosten sein. Also ab sofort bei Kaviar und Champagner Steuern sparen?
Um zu vermeiden, dass die in der SteuererklĂ€rung angegebenen Werbungskosten ins Unermessliche steigen, hat der Gesetzgeber Pauschalen festgelegt. Man spricht auch von der Verpflegungspauschale, Abwesenheitspauschale oder Pauschale fĂŒr Verpflegungsmehraufwand. Sind die Kosten fĂŒr die Verpflegung höher als diese Pauschale, musst du sie leider privat tragen. Die RĂŒckzahlung der Pauschale solltest du dir aber nicht entgehen lassen.
In WISO Steuer kannst du dir kostenlos ausrechnen lassen, wie viel Geld du fĂŒr die Dienstreise zurĂŒckbekommen kannst:
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Wie hoch ist die Abwesenheitspauschale?
Die Höhe der Pauschale hĂ€ngt davon ab, wie lange man unterwegs ist. Voraussetzung ist, dass du bei eintĂ€gigen Dienstreisen lĂ€nger als acht Stunden auswĂ€rts tĂ€tig warst. Eine kĂŒrzere Abwesenheit ist möglich, wenn es sich um An- oder Abreisetage mehrtĂ€giger Reisen handelt. FĂŒr Tage, an denen du 24 Stunden nicht zu Hause bist, gibt es sogar eine höhere Abwesenheitspauschale.
Abwesenheit | Pauschale pro Tag |
---|---|
< 8 Stunden | 0 Euro |
> 8 Stunden | 14 Euro |
24 Stunden | 28 Euro |
An- und Abreisetage | 14 Euro |
Verpflegungsmehraufwand: Auch fĂŒr SelbststĂ€ndige!
Staat oder Chef: Wer erstattet den Verpflegungsmehraufwand?
Bei der RĂŒckforderung der Kosten hast du zwei Möglichkeiten:
- Dein Chef kann dir die Ausgaben steuerfrei erstatten
- Du kannst den Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten von der Steuer absetzen
Auch wenn du nur einen Teil deiner Ausgaben von deinem Arbeitgeber zurĂŒckbekommen hast, kannst du den Rest in deiner SteuererklĂ€rung angeben. Kamen alle Ausgaben aus deiner Tasche, dann gibst du auch die Gesamtsumme an.
Erste Möglichkeit: Steuerfreier Arbeitgeberersatz
Im besten Fall erstattet dir dein Arbeitgeber die entstandenen Kosten fĂŒr die Verpflegung. Die Erstattung ist fĂŒr dich bis zur Höhe der Abwesenheitspauschalen steuerfrei. Um die Kosten zurĂŒckzubekommen, reichst du bei deinem Chef eine Reisekostenabrechnung ein. Eine Vorlage bekommst du in der Regel bei der zustĂ€ndigen Abteilung in deinem Unternehmen. Je nachdem, wie die internen Regelungen sind, sind unterschiedliche Formen der Erstattung möglich:
- Du bekommst die tatsĂ€chliche Höhe deiner Ausgaben zurĂŒck
- Die Pauschale fĂŒr Verpflegungsmehraufwand wird dir erstattet
- Dir wird ein individuell festgelegter Betrag zurĂŒckgezahlt
Zweite Möglichkeit: Werbungskostenabzug
Eventuell erstattet dir dein Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand nicht. Oder deine Kosten fĂŒr die Verpflegung sind auĂerhalb eines DienstverhĂ€ltnisses entstanden, weil du z. B. selbststĂ€ndig bist. Dann kannst du den Verpflegungsmehraufwand als (vorweggenommene) Werbungskosten ansetzen.
Voraussetzung fĂŒr die vorweggenommene Verpflegungspauschale
Die Kosten stehen im Zusammenhang mit deinem zukĂŒnftigen Beruf. Das ist zum Beispiel bei Bewerbungskosten oder Kosten fĂŒr eine Zweitausbildung bzw. Zweitstudium der Fall. Die Abwesenheitspauschale trĂ€gst du dann ganz einfach in deiner SteuererklĂ€rung ein. Auch hier kannst du die aktuell geltenden Pauschalen angeben âunabhĂ€ngig davon, was du tatsĂ€chlich gezahlt hast.
Welchen Nachteil bringt die Abwesenheitspauschale?
Der Nachteil beim Werbungskostenabzug ist allerdings, dass du nicht die volle Höhe der Abwesenheitspauschale erstattet bekommst. Zwar sorgt der Verpflegungsmehraufwand im besten Fall fĂŒr eine höhere RĂŒckerstattung, die Höhe, in der sich die Pauschale auswirkt, hĂ€ngt allerdings von deinem persönlichen Steuersatz ab.
AuĂerdem musst du mit all deinen Werbungskosten insgesamt ĂŒber 1.000 Euro liegen. Nur dann lohnt sich die Angabe der Kosten ĂŒberhaupt. Liegst du darunter, sind alle Kosten bereits im Arbeitnehmer-Pauschbetrag enthalten.
Klingt kompliziert? Keine Sorge, WISO Steuer zeigt dir alle Möglichkeiten fĂŒr deine maximale RĂŒckerstattung. Dabei rechnet das Programm auf den Cent genau aus, was du vom Finanzamt zurĂŒck bekommst.
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Chef zahlt Verpflegung
Wann wird die Abwesenheitspauschale vom Finanzamt akzeptiert?
Die Pauschale fĂŒr Verpflegungsmehraufwand kann immer angesetzt werden, wenn es sich um eine berufliche AuswĂ€rtstĂ€tigkeit handelt. Per Definition liegt eine AuswĂ€rtstĂ€tigkeit bzw. Dienstreise immer dann vor, wenn man auĂerhalb der ersten TĂ€tigkeitsstĂ€tte beruflich unterwegs ist.
Was sind AuswÀrtstÀtigkeiten?
- Seminare, Schulungen oder Meetings auĂerhalb der ersten TĂ€tigkeitsstĂ€tte
- Kundenbesuche
- ArbeitseinsÀtze an einer anderen TÀtigkeitsstÀtte, z. B. einer weiteren Niederlassung des Arbeitgebers (Ausnahme: weitrÀumiges TÀtigkeitsgebiet z. B. bei Hafenarbeitern)
- Forschungs- oder Bildungsreisen und Exkursionen
- Messebesuche
- Aufenthalte an UniversitÀt oder Berufsschule bei berufsbegleitenden Ausbildungen oder StudiengÀngen
- PrÀsenztage an der FernuniversitÀt im Rahmen eines Fernstudiums
Was passiert, wenn mein Chef die Verpflegung zahlt?
Dein Chef lĂ€dt abends zum Essen ein? Oder du darfst mittags kostenlos in der Kantine essen? FĂŒr jede Mahlzeit, die der Arbeitgeber wĂ€hrend der Dienstreise zahlt, verringert sich die Abwesenheitspauschale. Wurde das FrĂŒhstĂŒck bezahlt, werden 20 Prozent gekĂŒrzt. FĂŒr Mittag- und Abendessen hingegen 40 Prozent.
KĂŒrzungen der Abwesenheitspauschale:
Gestellte Mahlzeit | KĂŒrzung pro Tag |
---|---|
FrĂŒhstĂŒck | 20 % von 28 Euro = 5,60 Euro |
Mittagessen | 40 % von 28 Euro = 11,20 Euro |
Abendessen | 40 % von 28 Euro = 11,20 Euro |
Wichtig: Egal, wie hoch die Abwesenheitspauschale tatsĂ€chlich wĂ€re â die KĂŒrzungsbetrĂ€ge werden immer auf die höchstmögliche Pauschale errechnet. Also auf 24 Euro bzw. 28 Euro. Das Gleiche gilt ĂŒbrigens, wenn der Chef die Verpflegungsmehraufwendungen erstattet. Auch hier ist eine steuerfreie Erstattung nur in Höhe der Abwesenheitspauschale abzĂŒglich KĂŒrzungen möglich.
Kollegen laden dich zum Essen ein?
GlĂŒck hast du ĂŒbrigens, wenn du z. B. von Kollegen zum Essen eingeladen wirst. Die KĂŒrzung erfolgt nĂ€mlich nur, wenn dein Arbeitgeber die Mahlzeiten bezahlt.
Beispiel: Verpflegungspauschale berechnen
Nach Ankunft am ersten Abend hat Stefanies Chef alle Seminarteilnehmer zum Essen eingeladen. Am zweiten Tag gab es FrĂŒhstĂŒck im Hotel. Auch das hat Stefanies Arbeitgeber bezahlt. Mittags erhielten alle Teilnehmer kostenlose HĂ€ppchen. Auch das hat das Unternehmen bezahlt. Abends hat sie auf eigene Rechnung noch mit Kollegen in einem Restaurant gegessen. Am Abreisetag durfte Stefanie noch auf Unternehmenskosten im Hotel frĂŒhstĂŒcken.
Die Verpflegungspauschale errechnet sich wie folgt:
Tag | Pauschale | KĂŒrzung | Anzusetzende Pauschale |
---|---|---|---|
01.03.2022 = Anreisetag | 12 Euro | Abendessen = 9,60 Euro | 2,40 Euro |
02.03.2022 = Abwesenheit 24 Stunden | 24 Euro | FrĂŒhstĂŒck = 4,80 Euro Mittagessen = 9,60 Euro |
9,60 Euro |
03.03.2022 = Abreisetag | 12 Euro | FrĂŒhstĂŒck = 4,80 Euro | 7,20 Euro |
Summe | 48 Euro | 28,80 Euro | 19,20 Euro |
Wie lange darf die Abwesenheitspauschale angesetzt werden?
Ziel der Abwesenheitspauschale war es, den Umstand abzufedern, dass man auf einer GeschĂ€ftsreise mehr oder weniger dazu gezwungen ist, Essen zu gehen. Bei lĂ€ngeren Aufenthalten kann man allerdings annehmen, dass du dich vor Ort mittlerweile gut auskennst oder aber ein Apartment gemietet hast, in dem du selbst kochen kannst. Mit der Folge, dass deine Kosten fĂŒr die Verpflegung nicht sehr viel höher sind als Zuhause. Insofern hast du in diesem Fall keinen âMehrâ-Aufwand mehr.
Verpflegungspauschale nur fĂŒr 3 Monate
Der Gesetzgeber hat deshalb vorgesehen, dass die Pauschale fĂŒr Verpflegungsmehraufwand nur fĂŒr die ersten 3 Monate einer Dienstreise angesetzt werden dĂŒrfen. Ausschlaggebend ist dabei, dass du dich am gleichen Ort aufhĂ€ltst. Bist du ĂŒber mehrere Monate hinweg an mehreren Orten auswĂ€rts tĂ€tig, wird immer nur die Aufenthaltszeit pro Ort betrachtet.
Unterbrechung verlÀngert die Pauschale
Gibt es auch eine Ăbernachtungspauschale?
Ja, es gibt auch eine Ăbernachtungspauschale. Sie gilt fĂŒr die Ăbernachtungskosten, die man auf einer Dienstreise selbst trĂ€gt. Dein Chef hat die Möglichkeit, dir die tatsĂ€chlichen Kosten zu erstatten. Oder aber er erstattet dir die Ăbernachtungspauschale. Diese ist dann steuerfrei.
Die Ăbernachtungspauschale unterscheidet sich aber in einem wesentlichen Teil von der Pauschale fĂŒr Verpflegungsmehraufwand. Denn: Die Pauschale darf nicht als Werbungskosten angesetzt werden. Falls dir dein Arbeitgeber also die Ăbernachtungskosten nicht erstattet, darfst du nur die tatsĂ€chlichen Kosten als Werbungskosten angeben. Nicht aber die Pauschale.
Was gilt bei Verpflegungsmehraufwand im Ausland?
Die oben genannten Pauschalen gelten nur fĂŒr AuswĂ€rtstĂ€tigkeiten innerhalb Deutschlands. Bei Aufenthalten im Ausland steht man vor dem Problem, dass die Preise dort vielleicht teurer sind. Dann wĂ€re die inlĂ€ndische Pauschale fĂŒr den Verpflegungsmehraufwand viel zu niedrig. Deshalb veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen jĂ€hrlich eine Tabelle. In dieser sind die Abwesenheitspauschalen fĂŒrs Ausland je nach Land festgehalten.
Vor allem die Ăbernachtungspauschale lohnt sich im Ausland: Diese dĂŒrfte im Vergleich zu den tatsĂ€chlichen Ăbernachtungskosten regelmĂ€Ăig höher ausfallen. Du sparst also bares Geld, wenn du dir die steuerfreie Ăbernachtungspauschale erstatten lĂ€sst.
Pauschalen fĂŒr Reisen ins Ausland 2021
Unsicher, wie du die Kosten in die SteuererklĂ€rung eintragen sollst? Keine Sorge. Mit WISO Steuer wird die ErklĂ€rung zum Kinderspiel. Das Programm fĂŒhrt dich Schritt fĂŒr Schritt durch die Angaben fĂŒr die Verpflegungspauschale. So hast du alles in wenigen Minuten vom Tisch und kannst dir ganz entspannt dein Geld vom Finanzamt zurĂŒckholen.
Verpflegungsmehraufwand in die SteuererklÀrung eintragen
In WISO Steuer wird die Abwesenheitspauschale automatisch berechnet. Einfach ein paar Fragen beantworten und schon wird alles zu deiner SteuerrĂŒckerstattung hinzugerechnet. Dein Vorteil: Solltest du Fragen haben, erklĂ€ren dir Hilfetexte und passenden Videos wie alles funktioniert.
Hier wird die Dienstreise eingetragen:
Arbeitnehmer, Betriebsrentner und PensionĂ€re > Ausgaben (Werbungskosten) > Reisekosten fĂŒr AuswĂ€rtstĂ€tigkeitenÂ
Auch fĂŒr Auslandsreisen!
Mit WISO Steuer lassen sich auch Pauschalen fĂŒr das Auslandsreisen erfassen! Wenn du die WISO Steuer-App nutzt, kannst du die Ausgaben bequem schon wĂ€hrend der Reise eintragen. Wechselst du spĂ€ter an den Computer, sind alle deine Daten direkt in WISO Steuer eingetragen.
FAQ
Wie muss ich den Verpflegungsmehraufwand nachweisen?
Am besten machst du das Ă€hnlich wie fĂŒr deinen Arbeitgeber mit der Reisekostenabrechnung: Schreib genau auf, an welchem Tag und um welche Uhrzeit du zur Dienstreise aufgebrochen bist und wann du wieder zuhause warst. Sammle die Belege fĂŒr deine Mahlzeiten. Mit Steuer-Scan kannst du das direkt erledigen.
Wann darf ich den Verpflegungsmehraufwand absetzen?
Wenn du bei einer Dienstreise mehr als 8 Stunden von deiner ersten TÀtigkeitsstÀtte weg bist.
Was zÀhlt alles zum Verpflegungsmehraufwand?
Essen und Trinken sind gemeint. Also alle Mahlzeiten und GetrÀnke, die du auf der Dienstreise extra zahlen musstest.
Wie wird der Verpflegungsmehraufwand ausgezahlt?
Du kannst deine Ausgaben fĂŒr Verpflegung von deinem Arbeitgeber zurĂŒckgezahlt bekommen. Bis zur Höhe der Pauschalen ist das steuerfrei. Wenn dein Chef die Kosten nicht oder nur teilweise erstattet, dann kannst du den (Teil-)Betrag ĂŒber deine SteuererklĂ€rung zurĂŒckholen.
Hol dir dein Geld zurĂŒck