F√ľr das leibliche Wohl: Der Verpflegungsmehraufwand

So erhalten Sie Essensgeld vom Staat


Morgens ruft das leckere Hotelfr√ľhst√ľck. Mittags ein kleiner Snack vom B√§cker und abends dann das Restaurant ausprobieren, das Ihnen der Kollege empfohlen hat. Auf einer Dienstreise kann schon so einiges an Essensausgaben zusammenkommen. Aber keine Sorge: einen Teil davon √ľbernimmt der Staat! Lesen Sie hier, wie Sie an den Zuschuss f√ľr den Verpflegungsmehraufwand kommen.

Was bedeutet Verpflegungsmehraufwand?

Aufwendungen im Zusammenhang mit dem Beruf sind bekanntlich Werbungskosten. Diese setzen Sie von der Steuer ab. Wie aber sieht das bei den Kosten aus, die man w√§hrend einer Gesch√§ftsreise f√ľr Essen und Trinken selbst tr√§gt? Auch diese Ausgaben k√∂nnen Werbungskosten sein. Also ab sofort bei Kaviar und Champagner Steuern sparen?

Um zu vermeiden, dass der Werbungskostenabzug ins Unermessliche steigt, hat der Gesetzgeber Pauschalen festgelegt. Man spricht auch von der Verpflegungspauschale, Abwesenheitspauschale oder Pauschale f√ľr Verpflegungsmehraufwand. Sind die Kosten f√ľr die Verpflegung h√∂her als diese Pauschale, m√ľssen Sie diese leider privat tragen.

Wie hoch ist die Pauschale?

Die H√∂he der Pauschale h√§ngt davon ab, wie lange Sie unterwegs sind. Voraussetzung ist, dass Sie bei eint√§gigen Dienstreisen l√§nger als acht Stunden ausw√§rts t√§tig waren. Eine k√ľrzere Abwesenheit ist m√∂glich, wenn es sich um An- oder Abreisetage mehrt√§giger Reisen handelt. F√ľr Tage, an denen Sie 24 Stunden nicht zu Hause oder an Ihrer ersten T√§tigkeitsst√§tte waren, gibt es sogar eine h√∂here Abwesenheitspauschale.

AbwesenheitPauschale pro Tag bis 31.12.2019Pauschale pro Tag ab 01.01.2020
< 8 Stunden0 Euro0 Euro
> 8 Stunden12 Euro14 Euro
24 Stunden24 Euro28 Euro
An- und Abreisetage12 Euro14 Euro

Staat oder Chef: Wer erstattet Ihnen den Verpflegungsmehraufwand?

Sie haben zwei M√∂glichkeiten, sich die Kosten f√ľr Essen und Trinken zur√ľckzuholen. Zum einen hat Ihr Chef die M√∂glichkeit, Ihnen die Ausgaben steuerfrei zu erstatten. Falls er die Kosten nicht oder nicht vollst√§ndig √ľbernimmt, k√∂nnen Sie den Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten von der Steuer absetzen.

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Erste Möglichkeit: Steuerfreier Arbeitgeberersatz

Im besten Fall erstattet Ihnen Ihr Arbeitgeber die Aufwendungen. Die Erstattung ist f√ľr Sie bis zur H√∂he der Abwesenheitspauschalen steuerfrei. Daf√ľr erstellen Sie √ľblicherweise eine Reisekostenabrechnung. Diese ist in der Regel bei der zust√§ndigen Abteilung in Ihrem Unternehmen einzureichen. Je nachdem, wie die internen Regelungen sind, bekommen Sie die tats√§chliche H√∂he Ihrer Ausgaben, die Pauschale f√ľr Verpflegungsmehraufwand oder einen individuell festgelegten Betrag erstattet.

Zweite Möglichkeit: Werbungskostenabzug

Eventuell erstattet Ihnen Ihr Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand nicht. Oder aber Sie hatten die Aufwendungen au√üerhalb eines Dienstverh√§ltnisses. Dann k√∂nnen Sie den Verpflegungsmehraufwand als (vorweggenommene) Werbungskosten ansetzen. Vorausgesetzt: die Kosten stehen im Zusammenhang mit einem zuk√ľnftigen Beruf. Das ist zum Beispiel bei Bewerbungskosten oder Kosten f√ľr eine Zweitausbildung bzw. -Studium der Fall. Die Abwesenheitspauschale tragen Sie ganz einfach in Ihrer Steuererkl√§rung ein. Auch hier k√∂nnen Sie die aktuell geltenden Pauschalen angeben ‚Äďunabh√§ngig davon, was Sie tats√§chlich gezahlt haben.

Der Nachteil beim Werbungskostenabzug ist allerdings, dass Sie nicht die volle H√∂he der Abwesenheitspauschale auch erstattet bekommen. Zwar mindert der Verpflegungsmehraufwand im besten Fall Ihre Steuerlast. Die H√∂he, in der er sich auswirkt, h√§ngt allerdings von Ihrem Steuersatz ab. Au√üerdem m√ľssen Sie mit all Ihren Werbungskosten insgesamt √ľber 1.000 Euro liegen. Nur dann lohnt sich die Angabe der Kosten √ľberhaupt. Liegen Sie darunter, sind alle Aufwendungen bereits vom Arbeitnehmer-Pauschbetrag erfasst.

Auch wenn Ihr Chef Ihnen einen Teil der Verpflegungskosten bereits erstattet hat, kann ein Werbungskostenabzug in Betracht kommen. Und zwar dann, wenn die Erstattung niedriger war als die Abwesenheitspauschale. Dann haben Sie die Möglichkeit, den Differenzbetrag in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten abzuziehen.

Wann wird die Abwesenheitspauschale gewährt?

Die Pauschale f√ľr Verpflegungsmehraufwand k√∂nnen Sie immer ansetzen, wenn es sich um eine berufliche Ausw√§rtst√§tigkeit handelt. Per Definition liegt eine Ausw√§rtst√§tigkeit bzw. Dienstreise immer dann vor, wenn Sie au√üerhalb der ersten T√§tigkeitsst√§tte beruflich unterwegs sind.

√úbrigens
Die Regelungen zur Pauschale f√ľr Verpflegungsmehraufwand gelten nicht nur f√ľr Arbeitnehmer, sondern auch f√ľr Gewerbetreibende oder Freiberufler.

Wir haben f√ľr Sie ein paar Beispiele gesammelt:

  • Seminare, Schulungen oder Meetings au√üerhalb der ersten T√§tigkeitsst√§tte
  • Kundenbesuche
  • Arbeitseins√§tze an einer anderen T√§tigkeitsst√§tte, z. B. einer weiteren Niederlassung Ihres Arbeitgebers (Ausnahme: weitr√§umiges T√§tigkeitsgebiet z. B. bei Hafenarbeitern)
  • Forschungs- oder Bildungsreisen und Exkursionen
  • Messebesuche
  • Aufenthalte an Universit√§t oder Berufsschule bei berufsbegleitenden Ausbildungen oder Studieng√§ngen
  • Pr√§senztage an der Fernuniversit√§t im Rahmen eines Fernstudiums

Was passiert, wenn Sie die Verpflegung nicht selbst zahlen?

Ihr Chef l√§dt Sie abends zum Essen ein? Oder Sie d√ľrfen mittags kostenlos in der Kantine essen? F√ľr jede Mahlzeit, die Ihr Arbeitgeber w√§hrend Ihrer Dienstreise zahlt, verringert sich die Abwesenheitspauschale. Wurde Ihnen das Fr√ľhst√ľck bezahlt, werden 20 Prozent gek√ľrzt. F√ľr Mittag- und Abendessen hingegen 40 Prozent.

Gestellte MahlzweitK√ľrzung pro Tag bis 31.12.2019K√ľrzung pro Tag ab 01.01.2020
Fr√ľhst√ľck20 % von 24 Euro = 4,80 Euro20 % von 28 Euro = 5,60 Euro
Mittagessen40 % von 24 Euro = 9,60 Euro40 % von 28 Euro = 11,20 Euro
Abendsessen40 % von 24 Euro = 9,60 Euro40 % von 28 Euro = 11,20 Euro

Wichtig: Egal, wie hoch die Abwesenheitspauschale tats√§chlich w√§re ‚Äď die K√ľrzungsbetr√§ge werden immer auf die h√∂chstm√∂gliche Pauschale errechnet. Also auf 24 Euro bzw. 28 Euro. Das Gleiche gilt √ľbrigens, wenn Ihnen Ihr Chef die Verpflegungsmehraufwendungen erstattet. Auch hier ist eine steuerfreie Erstattung nur in H√∂he der Abwesenheitspauschale abz√ľglich K√ľrzungen m√∂glich.

Gl√ľck haben Sie √ľbrigens, wenn Sie z. B. von Kollegen zum Essen eingeladen werden. Die K√ľrzung erfolgt n√§mlich nur, wenn Ihr Arbeitgeber die Mahlzeiten bezahlt.

Beispiel
Sie waren vom 01.04.2019 bis zum 03.04.2019 ausw√§rts auf einem Seminar. Sie sind am ersten Seminartag angereist und haben zwei N√§chte im Hotel verbracht. Am letzten Seminartag sind Sie wieder zur√ľckgefahren. Nach Ankunft am ersten Abend hat Ihr Chef alle Seminarteilnehmer zum Essen eingeladen. Am zweiten Tag gab es Fr√ľhst√ľck im Hotel. Auch das hat Ihr Arbeitgeber bezahlt. Mittags erhielten alle Teilnehmer kostenlose H√§ppchen. Auch das hat das Unternehmen bezahlt. Abends haben Sie auf eigene Rechnung noch mit Kollegen in einem Restaurant gegessen. Am letzten Tag durften Sie noch auf Unternehmenskosten im Hotel fr√ľhst√ľcken.Die Verpflegungspauschale errechnet sich wie folgt:
TagPauschaleK√ľrzungAnzusetzende Pauschale
01.04.2019 = Anreisetag12 EuroAbendessen = 9,60 Euro2,40 Euro
02.04.2019 = Abwesenheit 24 Stunden24 EuroFr√ľhst√ľck = 4,80 Euro
Mittagessen = 9,60 Euro
9,60 Euro
03.04.2019 = Abreisetag12 EuroFr√ľhst√ľck = 4,80 Euro7,20 Euro
Summe48 Euro28,80 Euro19,20 Euro

Wie lange darf die Abwesenheitspauschale angesetzt werden?

Ziel der Abwesenheitspauschale war es, den Umstand abzufedern, dass Sie auf einer Gesch√§ftsreise mehr oder weniger dazu gezwungen sind, Essen zu gehen. Bei l√§ngeren Aufenthalten kann man allerdings annehmen, dass Sie sich vor Ort mittlerweile gut auskennen oder aber ein Apartment gemietet haben, in dem Sie selbst kochen k√∂nnen. Mit der Folge, dass Ihre Kosten f√ľr die Verpflegung nicht sehr viel h√∂her sind als Zuhause. Insofern haben Sie in diesem Fall keinen ‚ÄěMehr‚Äú-Aufwand mehr.

Der Gesetzgeber hat deshalb vorgesehen, dass die Pauschale f√ľr Verpflegungsmehraufwand nur f√ľr die ersten drei Monate einer Dienstreise angesetzt werden d√ľrfen. Ausschlaggebend ist dabei, dass Sie sich am gleichen Ort aufhalten. Sind Sie √ľber mehrere Monate hinweg an mehreren Orten ausw√§rts t√§tig, wird immer nur die Aufenthaltszeit pro Ort betrachtet.

√úbrigens
Die drei Monate beginnen erneut zu laufen, wenn Sie nach einer Unterbrechung von mindestens 4 Wochen die T√§tigkeit am gleichen Ort wieder aufnehmen. Allerdings m√ľssen die 4 Wochen Unterbrechung zusammenh√§ngend sein.

Gibt es auch eine √úbernachtungspauschale?

Ja, es gibt auch eine √úbernachtungspauschale. Sie gilt f√ľr die √úbernachtungskosten, die Sie auf einer Dienstreise selbst tragen. Ihr Chef hat die M√∂glichkeit, Ihnen die tats√§chlichen Kosten zu erstatten. Oder aber er erstattet Ihnen die √úbernachtungspauschale. Diese ist steuerfrei.

Die √úbernachtungspauschale unterscheidet sich aber in einem wesentlichen Teil von der Pauschale f√ľr Verpflegungsmehraufwand. Denn: Die √úbernachtungspauschale d√ľrfen Sie nicht als Werbungskosten ansetzen. Falls Ihnen Ihr Arbeitgeber also die √úbernachtungskosten nicht erstattet, d√ľrfen Sie nur die tats√§chlichen Kosten als Werbungskosten angeben. Nicht aber die Pauschale.

In Deutschland beträgt die Übernachtungspauschale pro Nacht 20 Euro.

Was gilt bei Verpflegungsmehraufwand im Ausland?

Die oben genannten Pauschalen gelten nur f√ľr Ausw√§rtst√§tigkeiten innerhalb Deutschlands. Bei Aufenthalten im Ausland stehen Sie vor dem Problem, dass die Preise dort vielleicht teurer sind. Dann w√§re die inl√§ndische Pauschale f√ľr den Verpflegungsmehraufwand viel zu niedrig. Deshalb ver√∂ffentlicht das Bundesministerium der Finanzen j√§hrlich eine Tabelle. In dieser sind die Abwesenheitspauschalen f√ľrs Ausland je nach Land festgehalten.

Vor allem die √úbernachtungspauschale lohnt sich im Ausland: Diese d√ľrfte im Vergleich zu den tats√§chlichen √úbernachtungskosten regelm√§√üig h√∂her ausfallen. Sie sparen also bares Geld, wenn Sie sich die steuerfreie √úbernachtungspauschale erstatten lassen.

Pauschalen f√ľr Reisen ins Ausland 2019

Pauschalen f√ľr Reisen ins Ausland 2020

So tragen Sie Verpflegungsmehraufwand in WISO Steuer ein

Sie w√§hlen im Bereich „Arbeitnehmer, Betriebsrentner und Pension√§re“ die Rubrik „Ausgaben (Werbungskosten)“. Es √∂ffnet sich ein Fenster, in dem Sie die M√∂glichkeit haben, s√§mtliche Werbungskosten einzutragen. Um Verpflegungsmehraufwendungen zu erfassen, klicken Sie auf „Reisekosten f√ľr Ausw√§rtst√§tigkeiten“. Hier haben Sie entweder die M√∂glichkeit, bereits selbst berechnete Werte einzutragen. Oder Sie lassen das Programm f√ľr Sie arbeiten:

Verpflegungsmehraufwand Abwesenheitspauschale eintragen

Pauschbetr√§ge f√ľr Mehraufwendungen f√ľr Verpflegung

Verpflegungsmehraufwand im Inland in WISO Steuer erintragen

√úbrigens: Sie k√∂nnen mit WISO Steuer auch Pauschalen f√ľr das Ausland erfassen!

Abwesenheitspauschale im Ausland eintragen

Steuerberatung?

Einzelfragen zu Ihrer Steuererkl√§rung darf leider nur ein Steuerberater beantworten. Wir freuen uns jedoch √ľber Lob und Kritik und nehmen Ihre Anregungen gerne f√ľr zuk√ľnftige Beitr√§ge auf.
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