Wer aus beruflichen oder betrieblichen Gründen Auslandsreisen bzw. Auswärtstätigkeiten unternimmt, kann Verpflegungspauschbeträge absetzen. Je nach Land oder gar Stadt sind diese unterschiedlich hoch.
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Steuerfreie Erstattung der Pauschbeträge
Für beruflich oder betrieblich veranlasste Auslandsreisen und für doppelte Haushaltsführung im Ausland gibt das Bundesfinanzministerium jedes Jahr länderspezifische Verpflegungs- und Übernachtungspauschbeträge bekannt.
- Die Verpflegungspauschbeträge können Arbeitnehmer in der Steuererklärung als Werbungskosten absetzen oder der Arbeitgeber steuerfrei erstatten. Es ist nicht möglich, die tatsächlichen Kosten als Werbungskosten geltend zu machen.
- Die Übernachtungspauschbeträge für Auslandsreisen dürfen nicht als Werbungskosten angesetzt werden; abzugsfähig sind nur die tatsächlichen und nachgewiesenen Übernachtungskosten. Gleichwohl darf der Arbeitgeber die Pauschbeträge steuerfrei erstatten.
Auslandsreisepauschale: Neue Reisekostensätze
Nun hat das Bundesfinanzministerium für eine Reihe von Staaten geänderte Reisekostensätze bekannt gegeben (Schreiben vom 23.11.2022). Größte Änderungen sind dabei folgende:
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- Für die USA werden die Verpflegungspauschbeträge allgemein angehoben. Auch die Übernachtungspauschbeträge werden deutlich verbessert, zum Beispiel in Boston von 265 auf 333 Euro, in Houston von 138 auf 204 EUR und im Übrigen von 138 auf 182 Euro.
- Für Belgien steigt der Verpflegungspauschbetrag von 42 auf 59 Euro und der Übernachtungspauschbetrag 135 auf 141 Euro.
- Für Dänemark wird der Verpflegungspauschbetrag von 58 auf 75 Euro angehoben und der Übernachtungspauschbetrag von 143 auf 183 Euro.
- Für Island wird der Verpflegungspauschbetrag von 47 auf 62 Euro erhöht und der Übernachtungspauschbetrag von 108 auf 187 Euro.
- Für Luxemburg steigt der Verpflegungspauschbetrag von 47 auf 63 Euro und der Übernachtungspauschbetrag von 130 auf 139 Euro.
- Für Serbien verbessert sich der Verpflegungspauschbetrag von 20 auf 27 EUR und der Übernachtungspauschbetrag von 74 auf 97 Euro.
- Für die Slowakei beträgt der Verpflegungspauschbetrag statt 24 Euro nun 33 Euro und der Übernachtungspauschbetrag statt 85 Euro nun 121 Euro.
Keine Pauschale vergessen!
Bei deiner Reise sind dir geringere oder gar keine Übernachtungskosten entstanden, weil du zum Beispiel bei Freunden übernachtet hast? Macht nichts: Die steuerfreie Zahlung des Übernachtungspauschbetrages durch deinen Arbeitgeber ist trotzdem zulässig.
Wenn du jedoch tatsächlich mehr für die Übernachtungen gezahlt hast, kannst du den Differenzbetrag als Werbungskosten absetzen.
Reisen in Urlaubsorte
Bei beruflichen Auslandsreisen in typische Urlaubsorte sah der Fiskus auch immer einen privaten Erlebnis- und Erholungswert. Wegen dieser privaten Mitveranlassung wurden die Kosten dann häufig komplett abgelehnt. 2009 machte der Bundesfinanzhof (BFH) mit dieser rigiden Methode Schluss: Die Kosten können seitdem in berufliche und private Zeitanteile aufgeteilt werden. Der berufliche Anteil wird dann als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgezogen (Urteil des BFH, GrS 1/06).
Maßstab zur Aufteilung notwendig
Die Aufteilung der Kosten erfolgt nach dem Verhältnis der beruflich und privat genutzten Tage. Dies ist nur dann möglich, wenn die beruflichen Zeitanteile der Reise objektiv feststehen. Kann nicht nach objektiven Kriterien aufgeteilt werden, sind die Ausgaben insgesamt nicht abzugsfähig. Gleiches gilt, wenn eine Reise wegen eines erheblichen privaten Erlebniswertes insgesamt als privat veranlasst zu werten ist.
Jetzt hat der BFH den Abzug der Kosten für Auslandsreisen bei einem Lehrbuchautor als Betriebsausgaben abgelehnt. Wenn Ausgaben untrennbar sowohl beruflich / betrieblich als auch privat veranlasst sind, sodass eine objektive Aufteilung nicht möglich ist, gilt: Sie können gar nicht steuerlich abgezogen werden (Urteil des BFH, Aktenzeichen VIII R 51/10).
Der Fall
Ein schwerbehinderter Lehrer unternimmt auf ärztlichen Rat Reisen in warme Länder und schreibt dort Lehrbücher. Er habe sich dort nur Ferienhäusern aufgehalten und zehn Stunden täglich an seinen Lehrbüchern gearbeitet. Touristischen Aktivitäten blieb er fern. Der Ausblick habe ihm zur Erholung genügt. Die Kosten für die Reisen wollte der Lehrer als Betriebsausgaben absetzen. Aber der BFH hat die Kosten insgesamt nicht zum Abzug zugelassen, weil sie nicht in einen betrieblichen und privaten Teil aufgeteilt werden können. Denn die Kosten dienten gleichrangig sowohl der Erholung als auch der beruflichen Tätigkeit und haben untrennbar ineinander gegriffen. Und deshalb ist von insgesamt privat veranlassten Reisen auszugehen.
Schätzung möglich
Als Aufteilungsmaßstab eignen sich die Zeitanteile, wenn die beruflichen Zeitanteile feststehen und nicht von untergeordneter Bedeutung sind. Aber das unterschiedliche Gewicht von beruflicher und privater Veranlassung kann es erfordern, einen anderen Aufteilungsmaßstab heranzuziehen oder ganz von einer Aufteilung abzusehen. Zudem hat der BFH ausdrücklich zugelassen, dass der Umfang des beruflichen Kostenanteils auch durch Schätzung ermittelt werden kann.
Macht Schluss mit nervigem Papierkram
