ELSTER-Zertifikat

Personen mit Gewinneinkünften, etwa Selbstständige, müssen seit 2013 die Steuererklärung und weitere Formulare mit einer elektronischen Unterschrift abgeben. Wer kein ELSTER-Zertifikat vorweisen kann, riskiert Verspätungs- und Säumniszuschläge. Wir zeigen, wie man die kostenlose ELSTER-Zertifikatsdatei bekommt.

Kurz & knapp

• Das ELSTER-Zertifikat ist deine elektronische Unterschrift
• Für Personen mit Gewinneinkünften ist das ELSTER-Zertifikat verpflichtend
• Für alle anderen ist es eine Option, die Steuererklärung papierlos abzugeben
• Das ELSTER-Zertifikat kannst du nur auf der Webseite von ELSTER beantragen
• Es ist 3 Jahre gültig und kann vor Ablauf verlängert werden
• Mit WISO Steuer brauchst du dich nicht extra um ein ELSTER-Zertifikat bemühen, denn es ist bereits in deiner Software enthalten

Was ist ein ELSTER-Zertifikat?

Das ELSTER-Zertifikat ist ein Ersatz für deine händische Unterschrift. Hast du eins, kannst du deine Steuererklärung komplett elektronisch und ohne Ausdruck von Unterlagen an das Finanzamt übermitteln.

Es gibt verschiedene Arten von Zertifikaten (Zertifikatsdatei, Personalausweis, Sicherheitsstick und Signaturkarte), die sich im Preis und in den Voraussetzungen an Hardware und Software unterscheiden. Die meisten nutzen die Zertifikatsdatei. Bei dieser Option fallen keine Kosten für dich an und du kannst sie an jedem PC oder Laptop verwenden.

Signaturpflicht seit 2013

Offiziell gelten die Signaturpflichten für Geschäftsleute bereits seit dem 01.01.2013. Aber bis Ende August 2013 gab es eine Übergangszeit, in der die Finanzämter Abgaben noch ohne Authentifizierung toleriert haben. Seitdem diese Schonfrist abgelaufen ist, nimmt das Finanzamt keine Steuererklärungen auf Papier mehr entgegen, für die eine Signaturpflicht besteht.

Es drohen teure Verspätungs- und Säumniszuschläge – obwohl man die Formulare vielleicht schon ausgefüllt hat und so grundsätzlich in der Lage ist, der Meldepflicht nachzukommen!

Woraus besteht ein ELSTER-Zertifikat?

Das ELSTER-Zertifikat besteht genau genommen aus 2 Teilen:

• der Zertifikatsdatei (eine Datei mit der Dateiendung *.pfx, die du vom Finanzamts-Server herunterlädst und auf deiner Festplatte speicherst),
• sowie einem selbst gewählten Passwort.

Mit dieser Kombination kannst du deine steuerlichen Signaturpflichten in allen Bundesländern erfüllen.

Welche Daten müssen elektronisch abgegeben werden?

Von Selbstständigen, Unternehmern und Arbeitgebern verlangt das Finanzamt bei folgenden Steuerdaten-Übermittlungen eine elektronische Unterschrift:

• Einkommensteuererklärung
• Gewinnermittlung (etwa Einnahmen-Überschuss-Rechnung)
• Umsatzsteuervoranmeldung
• Umsatzsteuererklärung
• Gewerbesteuererklärung
• Antrag auf Dauerfristverlängerung
• Erklärung zur einheitlichen und gesonderten Feststellung
• Erklärung zur gesonderten Feststellung
• Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
• Anmeldung einer Sondervorauszahlung
• Zusammenfassende Meldung
• Lohnsteueranmeldung
• Lohnsteuerbescheinigung
• Kapitalertragssteuer
• Körperschaftssteuer

Auch als Arbeitnehmer ist in manchen Fällen die elektronische Abgabe verpflichtend. Hast du eine Photovoltaik-Anlage, dann bist du Gewerbetreibender und musst deine Einkommensteuererklärung und Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit einem ELSTER-Zertifikat abgeben. Hast du eine Erbengemeinschaft mit deinen Geschwistern und ihr vermietet die Immobilie, dann muss einer von euch die einheitliche und gesonderte Feststellungserklärung elektronisch abgeben.

Beantrage dein ELSTER-Zertifikat rechtzeitig!

Falls du noch kein eigenes ELSTER-Zertifikat hast, solltest du es möglichst bald beantragen! Die wichtigsten Schritte im Überblick:

1. Du registrierst dich im ELSTER Online-Portal. Dafür brauchst du lediglich deine E-Mail-Adresse und deine Steuer-Identifikationsnummer. Diese findest du zum Beispiel links oben auf der ersten Seite deines letzten Einkommensteuerbescheids.
2. Um Manipulationen durch Unbefugte zu verhindern, verschickt die Steuerverwaltung getrennte Aktivierungsinformationen per E-Mail und Post. Der Postversand erfolgt normalerweise binnen weniger Tage – kann im Einzelfall aber auch bis zu 2 Wochen dauern.
3. Die Aktivierungsinformationen gibst du im ELSTER Online-Portal ein und suchst dir ein Passwort für dein Benutzerkonto aus.
4. Das ELSTER-Zertifikat (in Form einer Datei mit der Dateiendung *.pfx) speicherst du auf deiner Computer-Festplatte.
5. Du meldest dich mit deiner Zertifikatsdatei und dem dazugehörigen Passwort im ELSTER Online-Portal zum ersten Mal an, um die Registrierung abzuschließen.

Gültigkeit eines ELSTER-Zertifikats

Hast du ein ELSTER-Zertifikat aktiviert, ist es 3 Jahre lang gültig. Vor Ablauf dieser 3 Jahre kannst du dich im ELSTER Online-Portal anmelden und das Zertifikat um 3 Jahre verlängern.

Deshalb sind die genannten Schritte zur Beantragung eines ELSTER-Zertifikats nur einmalig erforderlich. Stehen Fristen für die Abgabe von deinen Steuererklärungen und -anmeldungen an, kannst du diese direkt aus deiner Steuer-Software heraus signiert ans Finanzamt übermitteln: Du gibst dabei lediglich den Speicherpfad des Zertifikats auf deinem PC und das dazugehörige Passwort an. Ein Besuch im ELSTER Online-Portal ist nicht erforderlich!

ELSTER-Zertifikatsdatei reicht vollkommen

Im Auftrag der deutschen Finanzverwaltungen betreibt das bayerische Landesamt für Steuern das ELSTER Online-Portal. Dort beantragst du dein elektronisches ELSTER-Zertifikat. Genau genommen hast du dort die Wahl zwischen 4 verschiedenen Signaturverfahren:

• der kostenlosen ELSTER-Zertifikatsdatei,
• dem Personalausweis mit Online-Ausweisfunktion (benötigt ein Kartenlesegerät oder die AusweisApp2 auf dem Smartphone),
• dem Sicherheitsstick (kostet einmalig 49,11 Euro und benötigt die Software „ElsterAuthenticator”)
• und der Signaturkarte (kostet zwischen 50 Euro und 150 Euro und benötigt ein Kartenlesegerät sowie die Software „ElsterAuthenticator”)

Für die Zwecke von kleinen Unternehmen, Selbstständigen und Privatleuten genügen der Funktionsumfang und die Sicherheitsmerkmale der ELSTER-Zertifikatsdatei vollkommen. Damit kannst du deine steuerlichen Signaturpflichten in allen Bundesländern erfüllen.

Schritt für Schritt zum ELSTER- Zertifikat

Die etwas umständliche Anmeldeprozedur besteht aus mehreren Schritten. Für die Registrierung brauchst du:

• eine gültige E-Mail-Adresse
• und deine Steuer-Identifikationsnummer

1. Registrierung starten

Um dich anzumelden, rufst du auf der Startseite des ELSTER Online-Portals den Unterpunkt Benutzerkonto erstellen auf. Der Registrierungvorgang wird dir von ELSTER in ein paar Bildern am Beispiel der Zertifikatsdatei erklärt. Klicke auf Weiter.

Wähle die Option des ELSTER-Zertifikats aus, die für dich richtig ist (zum Beispiel Zertifikatsdatei). Gib dann noch an, ob du das Zertifikat als Privatperson oder als Organisation brauchst. Die erste Auswahl (Für mich und gemeinsam veranlagten Partner) nutzen die meisten Personen. Die zweite Auswahl (Für eine Organisation) brauchst du, wenn:

• du Steuererklärungen und -anmeldungen für eine Firma (zum Beispiel GbR, OHG, GmbH) oder einen Verein abgeben möchtest
• als Arbeitgeber Meldungen für deine Mitarbeiter senden möchtest
• oder als Steuerberater bzw. Lohnsteuerhilfeverein den Datenabruf für deine Mandanten nutzen möchtest

2. Dateneingabe

ELSTER braucht im nächsten Schritt deine persönlichen Daten, damit dir das Zertifikat später zugeordnet werden kann. Folgende Daten werden abgefragt:

• Deine E-Mail Adresse
• dein Geburtsdatum
• deine Steuer-Identifikationsnummer

Die persönlichen Daten werden automatisch geprüft. Stimmen das Geburtsdatum und die Steuer-Identifikationsnummer überein, bekommst du eine entsprechende Fehlermeldung.

Die nächsten Datensätze kannst du dir frei aussuchen. Wichtig ist, dass du sie dir merkst oder notierst. Es geht um:

• Deinen Benutzernamen
• eine Sicherheitsfrage
• eine Antwort zur Sicherheitsfrage

Der Benutzername ist wichtig für den Fall, dass du dich mehrfach bei ELSTER registriert hast. Nur so können deine verschiedenen Benutzerkonten unterschieden werden. Der Benutzername wird auch nochmal im Brief mit den Aktivierungsdaten genannt. Die Sicherheitsfrage wird gebraucht, wenn du dein ELSTER-Benutzerkonto löschen möchtest.

3. Vorausfüllen der Steuererklärung

Wenn du ein ELSTER-Zertifikat beantragst, wird dir auch gleichzeitig der automatische Datenabruf (auch Vorausgefüllte Steuererklärung, oder kurz VaSt, genannt) für deine Steuererklärung ermöglicht. Du erhältst als Inhaber des Zertifikats einen Brief mit einem Abrufcode um den Antrag zum elektronischen Datenabruf zuzustimmen. Wenn du möchtest, kannst du diese Funktion auch für deine Familienmitglieder beantragen. Dafür brauchst du für jede Person die Steuer-Identifikationsnummer und das Geburtsdatum.

Du wirst aber nicht darüber informiert, ob neue Daten vom Finanzamt für dich verfügbar sind oder ob seit deinem letzten Datenabruf weitere Bescheinigungen dazugekommen sind.

4. E-Mail Adresse bestätigen

Hast du deine Registrierungsdaten abgeschickt, bekommst du einen Hinweis auf der Webseite angezeigt, dass du deine E-Mail Adresse zu bestätigen sollst. Öffne die E-Mail von ELSTER auf der Webseite oder in der App deines Anbieters und klicke auf den Link in der E-Mail. Ohne diesen Schritt kannst du deine Registrierung nicht fortführen.

5. Versand der Aktivierungsdaten

Auf der Webseite von ELSTER wird dir der Versand der Aktivierungsdaten bestätigt. Du bekommst eine zweite E-Mail, in der dir deine Aktivierungs-ID genannt wird. Den Aktivierungs-Code bekommst du aus Sicherheitsgründen per Post. Normalerweise bekommst du den Brief von deinem Finanzamt innerhalb weniger Tage. In Ausnahmefällen kann es bis zu 14 Werktage dauern.

6. Zertifikatsdatei erzeugen

Wenn du den Brief mit dem Aktivierungs-Code erhalten hast, öffne den Link aus der zweiten E-Mail von ELSTER (die auch die Aktivierungs-ID enthält). Trage die Aktivierungsdaten in die vorgesehenen Felder ein.

Hast du die Aktivierungsdaten richtig eingetragen, vergibst du dir im nächsten Schritt ein Passwort für das ELSTER-Zertifikat. Klickst du die Schaltfläche „Erstellen“ an, wird deine Zertifikatsdatei heruntergeladen. Speicher dir das Zertifikat in einem Ordner ab, wo du es schnell wiederfinden kannst.

7. Erstmaliges Login

Um die Registrierung abzuschließen und das ELSTER-Zertifikat nutzen zu können, wirst du auf zum Schritt „Erstmaliges Login“ weitergeleitet. Klicke auf „Durchsuchen“ und wähle den Speicherort deiner Zertifikatsdatei aus. Gib das Passwort ein und melde dich an. Du wirst danach gebeten deine persönlichen Daten in deinem Benutzerkonto zu ergänzen.

Vorsicht: eingebautes Verfallsdatum!

Dein ELSTER-Zertifikat ist aus Sicherheitsgründen nur 3 Jahre lang gültig. Mehrere Wochen vor dem Ablauf wirst du vom ELSTER Online-Portal per E-Mail über das Ende der Gültigkeitsdauer informiert. Falls du das Zertifikat in deinem Steuer-Programm hinterlegt hast, bekommst du auch dort einen entsprechenden Hinweis.

Keine Sorge: Um das Zertifikat zu verlängern, musst du dich nur im ELSTER Online-Portal mit deinen Zugangsdaten anmelden. Du bekommst die aktuellen Informationen zur bevorstehenden Zertifikatsverlängerung angezeigt. Du lädst im Anschluss eine neue Zertifikatsdatei herunter. Bei der Verlängerung bleiben alle Daten, die du in deinem Benutzerkonto gespeichert hast, unverändert.

Quelle: E-Portal