Elektronisches Fahrtenbuch

Wann erkennt es das Finanzamt an?


Führen Sie ein Fahrtenbuch? Das ist nicht einfach. Vor jeder Dienstfahrt muss der Kilometerstand erfasst werden. Ist es Ihnen schon passiert, dass Sie ins Auto gestiegen sind, den Schlüssel umgedreht haben und losgefahren sind? Irgendwann stellten Sie fest, dass Sie den Kilometerstand bei Reisebeginn nicht notiert hatten.

Zeitnah und unverändert

Intelligente Software kann Sie unterstützen. Sie kann Ihnen das ordnungsgemäße Führen eines Fahrtenbuchs erleichtern. Doch die Finanzverwaltung erkennt nicht jede elektronische Aufzeichnung als Fahrtenbuch an. Die elektronischen Fahrtenbücher müssen zeitnah geführt werden und gegen nachträgliche Manipulationen geschützt sein.

Nachträgliche Änderungen ausgeschlossen

Eine Excel-Tabelle ist als Fahrtenbuch nicht geeignet. Diese Software lässt nachträglich jederzeit Änderungen und damit auch Manipulationen zu. Die elektronischen Aufzeichnungen dürfen nachträglich nicht veränderbar sein, zumindest müssen Veränderungen dokumentiert werden. Eine geänderte Eingabe muss sowohl am Bildschirm als auch auf einem Ausdruck angezeigt werden.

 Zeitnahe Eingabe des Reisezwecks

Ein elektronisches Fahrtenbuch, das bei Beendigung jeder Fahrt das Datum, den Kilometerstand und das Fahrtziel erfasst, wird anerkannt. Dies gilt auch, wenn der Fahrtanlass nachträglich, aber zeitnah in einem Webportal eingetragen wird. Als zeitnahe Erfassung gilt hier ein Zeitraum von bis zu sieben Tagen nach Abschluss der jeweiligen Dienstfahrt.

Damit ist klar, dass eine Fahrtenbuch-Software nur geeignet ist, wenn die Aufzeichnungen zeitnah und in geschlossener Form geführt werden müssen. Zudem müssen sich aus dem elektronischen Fahrtenbuch die gleichen Erkenntnisse gewinnen lassen, wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch.

GPS

Wird ein Fahrtenbuch automatisch durch GPS-Aufzeichnungen geführt, kann es zu Abweichungen mit dem Kilometerstand des Fahrzeugs kommen. Dies ist grundsätzlich unbedenklich. Trotzdem sollte der tatsächliche Kilometerstand regelmäßig notiert werden.

Quelle: Oberfinanzdirektion Rheinland und Münster, Kurzinfo LSt-Außendienst Nr. 02/2013

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