Ob der USB-Stick oder der antike Sekretär, der im Büro seine Wiedergeburt erlebt: Arbeitsmittel bringen als Werbungskosten Geld zurück. Was alles dazu gehört und was man für die Steuererklärung wissen muss, zeigen wir hier.
Schnelleinstieg
Kurz & knapp
- Auch wenn kein Arbeitszimmer vorhanden ist, bringen Arbeitsmittel meist eine Steuerrückerstattung
- Für die Fortbildung oder Zweitausbildung benötigte Arbeitsmittel sind auch Werbungskosten
- Nutzt man den Gegenstand zu 90 Prozent beruflich, kann man diesen vollständig ansetzen
- Kosten Arbeitsmittel mehr als 800 Euro netto, muss die Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben werden
Was sind Arbeitsmittel?
Ganz einfach: Gegenstände, die du benötigst, um deine beruflichen Aufgaben zu erledigen, gehören zu den Arbeitsmitteln. Sämtliche Kosten für den Kauf der Arbeitsmittel – also auch Porto oder Verpackungskosten – setzt du in deiner Steuererklärung als Werbungskosten ab.
Das kannst du übrigens auch dann, wenn du eine Fortbildung, eine weitere Ausbildung oder ein Zweitstudium absolvierst. Neben den Anschaffungskosten sorgen auch Kosten für Reparatur, Reinigung und Wartung für eine Steuerrückerstattung.
Welche Arbeitsmittel kann ich absetzen?
Bei der Steuer ansetzen kannst du zum Beispiel die Büroausstattung wie Schreibtisch und -stuhl, Papierkorb oder die smarte Beleuchtung. Neben Schreibblöcken, Stiften und Ordnern holen auch Kleinigkeiten wie Notizzettel und Büroklammern die Steuer zurück. Du nutzt Wörterbücher oder Fachzeitschriften in deinem Beruf? Dann gehören diese ebenso in die Steuererklärung. Ohne Computer und Headset wäre ein Homeoffice in der Pandemie-Zeit undenkbar. Aber auch andere IT-Ausrüstung wie USB-Steckdosen, externe Speicherplatten oder ein Cloud-Abonnement sparen Steuern.
Arbeitsmittel: Auch Werkzeug und Arbeitskleidung sind absetzebar
Wer in seinem Beruf nichts mit dem Büroalltag zu tun hat, sondern was Handfestes arbeitet, kann auch Werkzeug wie Schraubschlüssel, Hammer oder Kantenschleifer absetzen. Auch typische Berufskleidung gehört in die Steuererklärung: Kochkittel, Blaumann, Labormantel oder Sicherheitsschuhe.
Eine Designer-Vase sieht auf dem Schreibtisch vielleicht ganz schmuck aus, sie mindert die Steuer jedoch nicht. Denn Luxusgegenstände, die nur der Dekoration des Zimmers dienen, zählen nicht zu den Arbeitsmitteln.
In welchem Jahr kann ich Arbeitsmittel absetzen?
Die Kosten für Arbeitsmittel setzt du in dem Jahr an, in dem diese bezahlt wurden. Das nennt man im Fachjargon auch Zufluss-Abfluss-Prinzip.
Was ist die Arbeitsmittel-Pauschale?
Wer viele kleinere Ausgaben für Arbeitsmittel im Jahr hatte, muss sich nicht die Mühe machen alles einzeln aufzuschreiben. In diesem Fall kannst du Gebrauch von der „Nichtbeanstandungsgrenze“ machen: Viele Finanzämter erkennen Arbeitsmittel bis zu 110 Euro ohne Nachweise an. Das heißt, du musst keine Rechnungen abgeben und dir bleibt die Zettelwirtschaft erspart.
Achtung beim Absetzen ohne Belege
Einen Rechtsanspruch auf die Arbeitsmittel-Pauschale ohne Belege hast du nicht, da es sich um keine echte Pauschale handelt.
Übrigens muss es nicht immer Neuware sein
Auch gebraucht gekaufte Gegenstände darf man von der Steuer absetzen. Dafür gelten fast die gleichen Voraussetzungen wie für neu gekaufte Arbeitsmittel – nur bei der Abschreibung gibt es Unterschiede.
Corona-Krise: Ich habe kein Arbeitszimmer, kann ich den Schreibtisch trotzdem absetzen?
Für den Abzug der Arbeitsmittel ist ein vom Finanzamt anerkanntes Arbeitszimmer nicht notwendig. Das gilt auch für alle, die während der Corona-Pandemie aus der Arbeitsecke im Wohnzimmer heraus, arbeiten: Du kannst die Arbeitsmittel – auch Schreibtisch und Regal – steuerlich geltend machen.
Brille nur als Arbeitsschutzmittel absetzbar
Eine Brille, die als Sehhilfe und nicht zum Schutz am Arbeitsplatz getragen wird, kann nicht als Werbungskosten angesetzt werden. Hast du also eine Computer-Arbeitsbrille angeschafft, handelt es sich hierbei laut Bundesfinanzhof um ein Heil- oder Hilfsmittel (BFH, VI R 50/03). Das bedeutet, die Kosten sind der privaten Lebensführung zuzurechnen – in der Steuererklärung kannst du diese daher als Werbungskosten nicht ansetzen. Wie du die Brille doch noch geltend machen kannst, liest du in diesem Beitrag: Brille steuerlich absetzen
Kann ich privat genutzte Arbeitsmittel absetzen?
Sofern du dem Finanzamt gegenüber glaubhaft machen kannst, dass du die Arbeitsmittel beruflich nutzt, kannst du die Kosten für die Anschaffung steuerlich ansetzen. Das heißt: Nutzt du deinen Laptop beruflich, kannst du ihn auch absetzen. Und das geht so:
Überwiegend private Nutzung
Nutzt du das Arbeitsmittel weniger als 10 Prozent beruflich, darfst du keine Kosten dafür in der Steuererklärung angeben. Diese gehören dann zu den Kosten der privaten Lebensführung.
Überwiegend berufliche Nutzung
Nutzt du die Arbeitsmittel fast ausschließlich beruflich – zu mindestens 90 Prozent – darfst du aufrunden. Die Kosten kannst du dann zu 100 Prozent als Werbungskosten in der Steuererklärung ansetzen.
Gemischte Nutzung
In den übrigen Fällen kannst du die Ausgaben anteilig abrechnen. Das bedeutet, die Kosten werden in Werbungskosten und private Kosten aufgeteilt – sofern dies objektiv möglich ist.
Objektive Aufteilung: Was gilt wann?
Eine objektive Aufteilung ist zum Beispiel nach zeitlichen oder flächenmäßigen Anteilen möglich. Ein Anteil von 50 Prozent der Kosten in der Steuererklärung wird von den Finanzämtern meist anerkannt, sofern die berufliche Nutzung glaubhaft ist. Wer mehr bei der Steuer ansetzen will, muss sich auf eventuelle Nachfragen des Finanzamtes einstellen.
Doch was gilt, wenn die Kostenaufteilung nach objektiven Kriterien nicht möglich ist? Die Antwort ist kurz: In diesem Fall kannst du die Kosten für Arbeitsmittel nicht als Werbungskosten geltend machen.
Beispiel: Arbeitsmittel absetzen
Für welche beruflichen Tätigkeiten Stefan den Laptop nutzt, kann er also dem Finanzamt gegenüber einfach glaubhaft machen. Die berufliche Nutzung schätzt Stefan auf 50 Prozent und setzt diese in der Steuererklärung an. Kauft Stefan einen neuen Laptop, den er rein beruflich nutzt, kann er die Kosten auch zu 100 Prozent ansetzen.
Berufskleidung als Arbeitsmittel
Alltagskleidung
Bei Alltagskleidung, die auch beruflich getragen wird, gehören die Kosten immer der privaten Lebensführung an. Du kannst sie hier also nicht zurückholen.
Es gilt aber auch: Wird private Kleidung durch die bzw. bei der Arbeit beschädigt oder verschmutzt, darfst du den Restwert und die Reinigungskosten ansetzen.
Bei Arbeitskleidung nimmt das Finanzamt es sehr genau
Ein konkreter Bezug zum ausgeübten Beruf muss erkennbar sein. Typische Schutzkleidung und Uniformen lassen sich problemlos absetzen. Sobald ein Kleidungsstück aber beruflich und privat getragen werden kann, kann man sich meist keine Rückerstattung holen. Somit kann das weiße T-Shirt einer Arzthelferin leider nicht abgesetzt werden. Befindet sich hingegen ein Logo des Arbeitgebers auf dem T-Shirt, geht das Finanzamt davon aus, dass es tatsächlich nur bei der Arbeit getragen werden kann. Ein Steuerabzug ist dann ohne weiteres möglich. Weitere Informationen im Beitrag Arbeitskleidung absetzen.
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Arbeitsmittel sofort absetzen oder abschreiben?
Hast du ein Arbeitsmittel für den Job gekauft, kannst du dieses je nach Höhe des Kaufpreises entweder sofort – also im selben Jahr – oder über mehrere Jahre verteilt abschreiben.
Anschaffungen in 2020
Für Juli bis Dezember 2020 wurde der allgemeine Umsatzsteuersatz befristet von 19 auf 16 Prozent gesenkt. Für Käufe in diesem Zeitraum liegt die GWG-Grenze (inklusive Mehrwertsteuer) bei 928 Euro statt 952 Euro.
Arbeitsmittel kostet weniger als 800 Euro
Liegt der Kaufpreis unter 800 Euro netto (bzw. 952 Euro brutto), handelt es sich um ein geringfügiges Wirtschaftsgut (GWG). Das bedeutet, der gesamte Kaufpreis darf sofort im Jahr der Anschaffung steuerlich geltend gemacht werden. Hierzu gehören nur selbstständig nutzungsfähige bewegliche Arbeitsmittel, also solche, die von anderen Geräten unabhängig nutzbar sind.
Ist das Arbeitsmittel nicht selbstständig nutzbar, dann ist es kein GWG mehr. Das bedeutet, dass du die Kosten dafür dem „Hauptarbeitsmittel“ hinzurechnest und beide als Einheit über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abschreiben musst. Dabei spielt es keine Rolle, wie hoch der Kaufpreis war.
Arbeitsmittel kostet mehr als 800 Euro
Ist das Arbeitsmittel teurer als 800 Euro netto (bzw. 952 brutto), muss der Kaufpreis auf mehrere Jahre in der Steuererklärung verteilt werden. Die Verteilung richtet sich nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer eines Arbeitsmittels. Wie lange diese für die jeweiligen Arbeitsmittel ist, legen die amtlichen AfA-Tabellen fest.
Eine Abschreibung laut AfA muss monatsgenau angesetzt werden. Kaufst du ein Arbeitsmittel im laufenden Jahr, wird die Abschreibung zeitanteilig angesetzt. Sie beginnt ab dem Zeitpunkt, in dem der Gegenstand gekauft wurde. Wann dieses tatsächlich in Gebrauch genommen wird, spielt dagegen keine Rolle. Nach Ablauf der Nutzungsdauer wird der Restwert angehängt.
Beispiel: Büroausstattung absetzen
Da sie den Tisch aber im Juni gekauft hat, darf Stefanie im ersten Jahr 7/12 der Jahres-Afa geltend machen: Sie setzt daher 46,62 Euro in ihrer Steuererklärung an. Für das Steuerjahr 2024 setzt Stefanie noch die übrigen 5 Monate an.
Computer: Neue Regelung ab 2021
Rechnungen einfach per Foto in die Steuer einfügen
Gebrauchte Arbeitsmittel
Kaufst du gebrauchte Gegenstände für den Job, setzt du einfach den bezahlten Preis bei der Steuer an. Beleg über den Kauf nicht vergessen! Nur wenn du über die Grenze von 800 Euro kommst, musst du die Kosten auch nach den AfA-Tabellen über mehrere Jahre verteilen. Zugutekommt dir aber dabei, dass ein gebrauchter Gegenstand schon einige Zeit genutzt wurde und du daher auch für die AfA einen kürzeren Zeitraum wählen kannst, als für neuwertige Gegenstände vorgesehen ist.
Ist die von den amtlichen AfA-Tabellen festgelegte Nutzungsdauer bereits bei Kauf abgelaufen? Dann musst du schätzen. Und zwar zum Beispiel: Alter, Beschaffenheit und wie lange das Arbeitsmittel eingesetzt werden soll.
Du musst plötzlich private Gegenstände für den Job nutzen?
Falls für den Gegenstand noch die amtlich vorgesehene Abschreibungszeit gilt, setze einfach den restlichen Wert bei der Steuer an, eventuell sogar über mehrere Jahre. Ist der Gegenstand schon außerhalb dieser vorgesehenen Abschreibungszeiten, kann der Restwert auch über einen Vergleich mit dem Gebrauchtmarkt geschätzt werden.
Die neue Regelung für Computer & Co. gilt auch hier: Ab 2021 darfst du alles – ob vorher privat genutzt oder gebraucht gekauft – innerhalb eines Jahres abschreiben.
Arbeitsmittel in die Steuererklärung eintragen
Mit WISO Steuer musst du dich nicht erst auf die Suche nach den Tabellen für die Nutzungsdauer machen, diese Information hält die Software bereits für dich bereit. WISO Steuer rechnet Abschreibung und Steuererstattung sofort automatisch aus. Un finde dabei den Weg für dich, der dir die meiste Rückerstattung verspricht.
Gib die Anschaffungskosten für die Arbeitsmittel in WISO Steuer ganz einfach unter Arbeitnehmer, Betriebsrentner und Pensionäre > Ausgaben (Werbungskosten) an. Nutzt du die Gegenstände für mehrere Einkunftsarten, trägst du diese ebenfalls dort ein.
Gib die Anschaffungskosten für die Arbeitsmittel in WISO Steuer ganz einfach unter Arbeitnehmer, Betriebsrentner und Pensionäre > Ausgaben (Werbungskosten) an. Nutzt du die Gegenstände für mehrere Einkunftsarten, trägst du diese ebenfalls dort ein.
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