Arbeitsmittel absetzen – so holst du deine Jobkosten zurück

Arbeitsmittel sind Gegenstände, die für den Job genutzt werden. Die Ausgaben dafür sind absetzbare Werbungskosten. Welche Arbeitsmittel in die Steuererklärung gehören und was bei privaten Anschaffungen zu beachten ist, zeigen wir hier.

Kurz & knapp

• Arbeitsmittel gehören zu den Werbungskosten und sind unbegrenzt absetzbar
• Nutzt du den Gegenstand zu mindestens 90 Prozent beruflich, kannst du ihn zu 100 Prozent ansetzen
• Für Arbeitszimmer, Fortbildung oder Zweitausbildung benötigte Arbeitsmittel sind auch Werbungskosten
• Kosten Arbeitsmittel mehr als 952 Euro, muss die Nutzungsdauer auf mehrere Jahre verteilt abgeschrieben werden

WISO Steuer prüft deine Ausgaben, schlägt Pauschalen vor und hilft dir Schritt für Schritt zur maximalen Erstattung. Finde heraus wie hoch sie ist:

Was sind Arbeitsmittel?

Alles, was du brauchst, um deinen Job zu machen – zum Beispiel Laptop, Werkzeug, Fachliteratur oder Büromaterial – gilt als sogenanntes Arbeitsmittel. Kaufst du solche Dinge, kannst du die Kosten in deiner Steuererklärung als Werbungskosten angeben.

Das gilt nicht nur für den Kaufpreis selbst, sondern auch für alles, was drumherum anfällt: Zum Beispiel Versandkosten, Verpackung oder die Fahrt zum Geschäft. Auch spätere Ausgaben für Reparatur, Reinigung oder Wartung senken deine Steuern – und bringen oft eine Erstattung vom Finanzamt.

Fast alle Arbeitnehmer können Ausgaben für Arbeitsmittel absetzen. Doch die Regel gilt nicht nur für klassische Angestelltenjobs – auch bei anderen Tätigkeiten erkennt das Finanzamt entsprechende Kosten an. Zum Beispiel bei:

• Selbstständigen und Gewerbetreibenden
• Studenten
• Vermietern

Beispiele für Arbeitsmittel

Bei der Steuer ansetzen kannst du die Dinge, die du selbst angeschafft hast und für deine berufliche Tätigkeit verwendest. Für Angestellte, die Bürotätigkeiten ausüben, sind das zum Beispiel:

• Büroausstattung: Schreibtisch, Bürostuhl, Papierkorb und Schreibtischlampe
• Schreibwaren: Schreibblöcke, Stifte, Ordner, Notizzettel und Büroklammern
• Fachliteratur: Bücher oder Zeitschriften
• IT-Ausrüstung: Privater Computer, Headset, USB-Netzteile, externe Festplatten oder ein Cloud-Abonnement

Wer etwas Handfestes arbeitet, kann Werkzeug wie Schraubschlüssel, Hammer oder Kantenschleifer absetzen. Auch typische Arbeitskleidung gehört in die Steuererklärung: Kochkittel, Blaumann, Labormantel oder Sicherheitsschuhe.

Berufsbezug muss erkennbar sein

Damit das Finanzamt ein Kleidungsstück als Arbeitsmittel anerkennt, muss es klar und eindeutig zum Beruf gehören. Typische Arbeitskleidung – wie Sicherheitsschuhe, Arztkittel oder Uniformen – lässt sich problemlos absetzen.

Sobald ein Kleidungsstück aber beruflich und privat getragen werden kann, ist der Steuerabzug ausgeschlossen. Ein einfaches weißes T-Shirt zählt also nicht, selbst wenn es bei der Arbeit getragen wird – wie etwa von einer Arzthelferin. Trägt das T-Shirt hingegen das Logo des Arbeitgebers, sieht das Finanzamt darin ein deutliches Zeichen für berufliche Nutzung. In diesem Fall darf der Kauf als Werbungskosten angesetzt werden.

Dekoration zählt nicht dazu

Eine schöne Designer-Vase auf dem Schreibtisch mag den Arbeitsplatz aufwerten – steuerlich bringt sie jedoch nichts. Alles, was rein dekorativen Zwecken dient und nicht zur Berufsausübung nötig ist, gilt nicht als Arbeitsmittel.

So gibst du die Kosten richtig an

Hast du ein Arbeitsmittel für den Job gekauft, kannst du dieses je nach Höhe des Kaufpreises entweder sofort – also im selben Jahr, in dem du es gekauft hast – oder über mehrere Jahre verteilt angeben (= abschreiben):

Bis zu 952 Euro

Liegt der Kaufpreis bei maximal 800 Euro netto (das sind 952 Euro brutto mit Mehrwertsteuer), handelt es sich um ein sogenanntes geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG). Die gute Nachricht:
➡️ Du darfst den kompletten Betrag sofort im Jahr der Anschaffung absetzen.

Achtung: Das geht nur, wenn das Gerät „für sich allein“ nutzbar ist. Ist das Arbeitsmittel nicht eigenständig nutzbar, zählt es nicht als GWG. Dann musst du es zusammen mit dem Hauptgerät abschreiben – also über mehrere Jahre verteilen. Dabei spielt es keine Rolle, wie hoch der Kaufpreis war.

Beispiel: Ein Schreibtisch ist für sich allein nutzbar, ein Kameraobjektiv dagegen nicht. Du kannst es nur zusammen mit der Kamera abschreiben – auch wenn es unter 952 Euro gekostet hat.

Computer, Computer-Zubehör und Software

Computer, Drucker, Software & Co. dürfen seit 2021 sofort im Jahr des Kaufs vollständig abgesetzt werden – egal, wie teuer sie sind. Selbst wenn du den Laptop erst im Dezember gekauft hast, kannst du die vollen Kosten noch im selben Jahr absetzen.

👉 Weitere Informationen gibt es hier: Computer absetzen

Mehr als 952 Euro

Liegt der Kaufpreis deines Arbeitsmittels über 952 Euro (brutto) bzw. 800 Euro (netto), musst du den Kaufpreis auf mehrere Jahre verteilen – also abschreiben. Wie viele Jahre das sind, hängt davon ab, wie lange das Arbeitsmittel in der Regel genutzt wird. Diese sogenannte Nutzungsdauer ist amtlich festgelegt.

Käufe mitten im Jahr

Die Abschreibung beginnt ab dem Monat, in dem du das Arbeitsmittel kaufst – selbst wenn das mitten im Jahr ist. Wird der Schreibtisch zum Beispiel im Juni 2024 für 1.000 Euro gekauft und hauptsächlich beruflich genutzt, muss der Betrag über mehrere Jahre verteilt werden. Laut den amtlichen AfA-Tabellen beträgt die Nutzungsdauer für einen Schreibtisch 13 Jahre. Das bedeutet: Jedes Jahr dürfen rund 76,92 Euro von der Steuer abgesetzt werden.

Da der Kauf jedoch mitten im Jahr erfolgt, beginnt die Abschreibung anteilig ab Juni. Im ersten Jahr dürfen daher nur 7/12 des Jahresbetrags angesetzt werden – das sind aufgerundet 45 Euro für das Steuerjahr 2024. Ab dem Folgejahr sind es dann jeweils 77 Euro pro Jahr, bis der gesamte Betrag abgeschrieben ist.

Das gilt für gebrauchte Arbeitsmittel

Auch wenn du gebrauchte Gegenstände für den Job kaufst – zum Beispiel einen gebrauchten Bürostuhl oder Monitor –, kannst du den bezahlten Preis ebenso absetzen. Wichtig: Kaufbeleg gut aufbewahren! Auch hier gilt die gleiche Regel wie bei neugekauften Gegenständen:

• Unter 800 Euro netto (952 Euro brutto): sofort absetzen
• Über 800 Euro netto: über mehrere Jahre abschreiben

Das Gute aber: Da das Arbeitsmittel bereits gebraucht ist, darfst du für die AfA einen kürzeren Zeitraum wählen als bei einem neuen Produkt.

Ist die von den amtlichen AfA-Tabellen festgelegte Nutzungsdauer bereits bei Kauf abgelaufen? Dann musst du die Abschreibungszeit selbst realistisch schätzen – zum Beispiel nach Zustand, Alter und voraussichtlicher Restnutzung.

Arbeitsmittel abschreiben leicht gemacht

Keine Sorge, du musst die Tabellen nicht selbst heraussuchen: WISO Steuer berechnet die Abschreibung automatisch – auf Basis der offiziellen AfA-Tabellen (AfA = Absetzung für Abnutzung). Probiere es gleich heute aus:

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Das musst du bei privat genutzten Sachen beachten

Viele Arbeitsmittel werden nicht nur beruflich, sondern auch privat genutzt – etwa ein Laptop, ein Bücherschrank oder ein Drucker. Grundsätzlich gilt: Nur der berufliche Anteil ist steuerlich absetzbar.

Wenn du dem Finanzamt glaubhaft machen kannst, dass du ein Gerät oder Möbelstück für den Job brauchst, darfst du es anteilig oder sogar vollständig absetzen.

Überwiegend private Nutzung

Nutzt du das Arbeitsmittel weniger als 10 Prozent beruflich, darfst du keine Kosten dafür in der Steuererklärung angeben. Diese gehören dann zu den Kosten der privaten Lebensführung.

Überwiegend berufliche Nutzung

Nutzt du das Arbeitsmittel fast ausschließlich beruflich – zu mindestens 90 Prozent – darfst du aufrunden. Die Kosten kannst du dann zu 100 Prozent als Werbungskosten in der Steuererklärung ansetzen.

Gemischte Nutzung

Liegt die berufliche Nutzung zwischen 10 Prozent und 90 Prozent, musst du die Kosten aufteilen – in beruflich (Werbungskosten) und privat. Die Aufteilung sollte objektiv nachvollziehbar sein, zum Beispiel nach Zeit oder Fläche. Beispiele:

• Bücherschrank: Darin stehen zu 70 Prozent Fachbücher und -zeitschriften und rund 30 Prozent der Fläche ist mit privaten Büchern belegt. Dann kannst du 70 Prozent der Aufwendungen für den Bücherschrank als Werbungskosten ansetzen.
• Laptop: Wird der Laptop zur Hälfte beruflich genutzt (für E-Mails, Präsentationen, Recherchen), kannst du die berufliche Nutzung auf 50 Prozent schätzen und angeben. Kaufst du einen neuen Laptop, den du rein beruflich nutzt, kannst du die Kosten auch zu 100 Prozent ansetzen.

Doch was gilt, wenn die Kostenaufteilung nach objektiven Kriterien nicht möglich ist? Die Antwort ist kurz: In diesem Fall kannst du die Kosten für Arbeitsmittel nicht als Werbungskosten absetzen.

Übrigens: Bei Computern wird von den Finanzämtern meist ein Anteil von 50 Prozent der Kosten anerkannt, sofern die berufliche Nutzung glaubhaft ist. Wer mehr bei der Steuer ansetzen will, muss sich auf eventuelle Nachfragen des Finanzamts einstellen.

Private Gegenstände plötzlich für den Job nutzen

Falls für den Gegenstand noch die amtlich vorgesehene Abschreibungszeit gilt, setze einfach den restlichen Wert bei der Steuer an, eventuell sogar über mehrere Jahre. Ist der Gegenstand schon außerhalb dieser vorgesehenen Abschreibungszeiten, kann der Restwert über einen Vergleich mit dem Gebrauchtmarkt geschätzt werden.

Arbeitsmittel-Pauschale: Gibt es das?

Wer ein paar kleinere Ausgaben für Arbeitsmittel im Jahr hatte, muss nicht alles einzeln aufschreiben. In diesem Fall kannst du einfach die „Nichtbeanstandungsgrenze“ nutzen: Viele Finanzämter erkennen Arbeitsmittel bis zu 110 Euro ohne Nachweise an. Das heißt, du musst keine Rechnungen abgeben und dir bleibt die Zettelwirtschaft erspart.

Einen Rechtsanspruch auf diese sogenannte Arbeitsmittel-Pauschale ohne Belege hast du nicht, da es sich um keine echte Pauschale handelt. Schreibe daher am besten in deiner Steuererklärung rein, wofür du Geld ausgegeben hast, zum Beispiel für Schreibwaren, Taschenrechner und Druckerpapier.

Arbeitsmittel in die Steuererklärung eintragen

Mit WISO Steuer musst du dich nicht erst auf die Suche nach den Tabellen für die Nutzungsdauer machen, denn es rechnet die Abschreibung automatisch für dich aus. Und findet dabei den Weg, der dir die meiste Rückerstattung verspricht.

Gib die Anschaffungskosten für die Arbeitsmittel ganz einfach unter Arbeitnehmer, Betriebsrentner und Pensionäre > Ausgaben (Werbungskosten) in deiner Steuererklärung an. Nutzt du die Gegenstände für mehrere Einkunftsarten, trägst du diese ebenfalls dort ein.

FAQ: Arbeitsmittel absetzen

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