Kleinunternehmer: Software für die Steuererklärung

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Als Selbstständiger hast du auch bei der Steuer alle Hände voll zu tun. Doch es gibt eine Möglichkeit, wie du dir wenigstens einen Teil des Aufwands sparen kannst: Die Kleinunternehmer-Regelung.

Das ist eine steuerliche Vereinfachung. Sie ermöglicht es kleinen Unternehmen mit geringen Umsätzen, von der Umsatzsteuer und ihren dazugehörigen Pflichten befreit zu werden. Entscheidest du dich dafür, verringert sich der bürokratische und steuerliche Aufwand erheblich für dich. Im Gegenzug musst du aber auch bestimmte Voraussetzungen erfüllen.

Du bist Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (UStG), wenn bestimmte Umsatzgrenzen eingehalten werden:

• Laptop, PC und Drucker für Homeoffice oder Fortbildung
• Smartphone für ständige Erreichbarkeit

Besonderheit Neugründer: Da Neugründer keinen Vorjahresumsatz haben, gilt für sie die Vorjahresgrenze nicht. Bei ihnen kommt es nur darauf an, ob sie im laufenden Jahr die Umsatzgrenze von 22.000 € überschreiten.

Achtung: Die Umsätze werden aufs Jahr hochgerechnet. Wird ein Unternehmen im November gegründet, muss die Umsatzgrenze von 3.666 € eingehalten werden (22.000 € : 12 x 2). Wird die Grenze überschritten, giltst du schon ab dem nächsten Jahr als Regelbesteuerer.

Die Kleinunternehmer-Regelung hat einige Vorteile für dich. Zum Beispiel:

• Weniger Bürokratie: Als Kleinunternehmer bist du von der Umsatzsteuer befreit und musst somit keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Das bedeutet, dass du auch keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen im Jahresverlauf ans Finanzamt senden musst.
• Weniger Rechnen: Du hast zwar auch keinen Vorsteuerabzug für gekaufte Waren und Dienstleistungen, aber darfst dann die Brutto-Preise bei der Gewinnermittlung als Betriebsausgabe ansetzen.
• Schlanke Buchhaltung: Als Kleinunternehmer kannst du dir auch bei der Buchführung Zeit und Nerven sparen. Denn doppelte Buchführung, Bilanzen oder Jahresabschluss musst du dann nicht anfertigen. Außerdem musst du auf deinen Rechnungen nicht zwischen Brutto- und Netto-Preisen unterscheiden. Heißt auch hier: weniger Arbeitsaufwand und Komplexität. Auch deine Steuererklärung wird dadurch weniger umfangreich und leichter.

Leider gibt es auch immer eine Kehrseite der Medaille. Diese Nachteile der Kleinunternehmer-Regelung solltest du abwägen:

• Keine Vorsteuer: Als Kleinunternehmer kannst du keine Vorsteuer aus Rechnungen anderer Unternehmen verrechnen. Das bedeutet, dass du die gezahlte Umsatzsteuer auf Einkäufe und Geschäftsausgaben nicht vom Finanzamt erstattet bekommst. Das kann besonders teuer in der Gründungsphase sein. Denn gerade dann kaufst du vermutlich viel Waren bzw. Ausstattung für dein Unternehmen ein.
• Eingeschränkte Geschäftstätigkeit: Die Umsatzgrenze von 22.000 € kann für manche Unternehmen eine Einschränkung darstellen. Denn sobald der Jahresumsatz diese Grenze überschreitet, können sie nicht mehr von der Kleinunternehmerregelung profitieren.
• Image und Kundenvertrauen: Manche Kunden, insbesondere größere Unternehmen oder Institutionen, bevorzugen möglicherweise Geschäftspartner, die Umsatzsteuer ausweisen. Denn das wird oftmals als professioneller und etablierter wahrgenommen.

Liegt der Umsatz im Jahr über 22.000 €, giltst du ab dem Folgejahr nicht mehr als Kleinunternehmer. Das Finanzamt fordert dich zur Regelbesteuerung auf. Das bedeutet, du musst alle Pflichten wie ein normaler Unternehmer erfüllen – also die Umsatzsteuer abführen und somit die Umsatzsteuer-Voranmeldungen im Laufe des Jahres sowie die Umsatzsteuererklärung abgeben. Am besten verlässt du dich aber nicht auf das Finanzamt, sondern startest dann von dir aus mit der Regelbesteuerung. Oder noch besser: Du klärst es mit dem Finanzamt zu Beginn des nächsten Jahres, wenn du unsicher bist.

Möchtest du selbst auf die Kleinunternehmer-Regelung verzichten, musst du ganz normal Umsatzsteuer abführen und ebenso Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben. Spätestens wenn die erste Voranmeldung eingegangen ist, weiß das Finanzamt, dass du nicht mehr als Kleinunternehmer giltst. Aber auch in diesem Fall solltest du am besten zu Beginn des Jahres direkt mit dem Finanzamt sprechen.

Willst du die Kleinunternehmer-Regelung wählen, hast du dafür zwei Möglichkeiten: Du kannst sie direkt bei der Gründung deines Unternehmens oder auch zu einem späteren Zeitpunkt beantragen.

Selbständige oder Freiberufler müssen den sogenannten Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt einreichen, wenn sie mit ihrer Tätigkeit beginnen. Möchtest du von Anfang an als Kleinunternehmer behandelt werden, musst du lediglich ein Kreuz an der richtigen Stelle setzen. Schon weiß das Finanzamt Bescheid. Der Fragebogen wird elektronisch an das Finanzamt übermittelt. Nutze dafür ganz einfach WISO Steuer. Gewerbebetreibende müssen dagegen zusätzlich in der Gemeinde eine Gewerbeanmeldung abgeben.

Für die Vereinfachungsregel kannst du dich prinzipiell auch erst während des laufenden Geschäftsbetriebes entscheiden. Dafür genügt ein formloser Antrag beim zuständigen Finanzamt. Die Bearbeiter prüfen dann, ob du die Umsatz-Voraussetzungen erfüllst. Aber auch du selbst solltest prüfen, ob sich das für dich lohnt.

Achtung: Hast du schon Rechnungen mit Umsatzsteuer gestellt oder in Voranmeldungen Vorsteuer geltend gemacht, musst du das alles wieder ändern – oder sogar ans Finanzamt zahlen. Es ist also immer besser, wenn du vorab entscheidest, ob du als Kleinunternehmer gelten möchtest oder nicht. Aber denk dran: Als Kleinunternehmer darfst du keine Rechnungen mit zusätzlicher Umsatzsteuer stellen!

Hast du dich für die Vereinfachungsregelung entscheiden, kannst du immer wieder zur Regelbesteuerung (Umsatzsteuer) zurückkehren. In den meisten Fällen passiert das wegen Überschreitung der Umsatzgrenze von 22.000 € pro Jahr. Aber auch ein freiwilliger Wechsel zur Regelbesteuerung ist zu jedem Jahreswechsel möglich.

Einen Antrag musst du dafür nicht stellen. Es genügt, wenn du beim Finanzamt eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgibst. Aber auch eine kurze Mitteilung an den zuständigen Bearbeiter reicht aus.

Auch ein Wechsel von der Regelbesteuerung zurück zur Kleinunternehmer-Regelung ist möglich. Wichtig ist, dass die Umsatzgrenzen eingehalten werden. Zum Wechsel genügt auch in diesem Fall ein formloser Antrag beim Finanzamt. Der Wechsel ist grundsätzlich zum Jahresende für das Folgejahr möglich.

Wichtig: Wer freiwillig auf die Kleinunternehmer-Regelung verzichtet, ist an diese Entscheidung die nächsten 5 Jahre gebunden! Erst danach ist ein Wechsel wieder möglich. Dieser Schritt sollte daher wohlüberlegt sein.

Zu Kleinunternehmern können Einzelunternehmer, Freiberufler, Unternehmensgesellschaften und GbRs gehören. Die Kleinunternehmer-Regelung schafft Erleichterungen bei der Umsatzsteuer. Trotzdem musst du die Anlage EÜR für die jährliche Einkommensteuer ausfüllen. Obwohl du von der Umsatzsteuer befreit bist, kann die Umsatzsteuererklärung wichtig werden. Denn damit kann das Finanzamt überprüfen, ob die Umsatzgrenzen bei der Kleinunternehmer-Regelung eingehalten wurden.

Alle wichtigen Steuererklärungen kannst du ganz einfach in WISO Steuer erstellen.

Alle Unternehmer sind einkommensteuerpflichtig – und zwar unabhängig davon wie hoch die Umsätze oder der Gewinn ist. Auch als Kleinunternehmer bist du also verpflichtet, die Einkommensteuererklärung abzugeben.

In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung innerhalb der Einkommensteuererklärung gibst du deine Betriebseinnahmen an. Das sind Erlöse aus Warenverkäufen, Dienst- und Werkleistungen. Davon ziehst du deine Betriebsausgaben ab. Dazu gehören:

• Waren, Rohstoffe und Hilfsstoffe
• Dienstleistungen
• Personalkosten
• Abschreibungen (AfA)
• Miete für Geschäftsräume

Die EÜR wird nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip erstellt: Die Einnahmen und Ausgaben werden dem Kalenderjahr zugeordnet werden, indem sie zugeflossen oder geleistet worden sind.

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung gibst du entweder vierteljährlich oder monatlich ab. Das geht nur elektronisch. Wie oft du sie abgeben musst, hängt von deiner gezahlten Umsatzsteuer aus dem letzten Jahr ab.

• Vierteljährlich: Wenn du im vorangegangenen Kalenderjahr mehr als 1.000 €, aber nicht mehr als 7.500 € Umsatzsteuerzahllast ans Finanzamt abgeführt hast.
• Monatlich: Beträgt die Vorjahres-Umsatzsteuer mehr als 7.500 €, gilt ein monatlicher Voranmeldungszeitraum. Dieser gilt auch für Existenzgründer im Jahr der Neugründung und dem Folgejahr.

Wichtig: Möchtest du auch innerhalb der EU als Unternehmer tätig werden, kannst du zusätzlich zu deiner Steuernummer eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen. Bist du aber nur in Deutschland tätig, benötigst du diese nicht.

Unternehmer in Deutschland sind verpflichtet eine Umsatzsteuererklärung digital abzugeben. Das gilt auch für Kleinunternehmer. Dem Finanzamt geht es nämlich darum, dass du die Umsatzgrenzen einhältst. Deswegen musst du grundsätzlich auch als Kleinunternehmer eine verkürzte jährliche Umsatzsteuererklärung beim Finanzamt einreichen.

In der Regel verzichtet das Finanzamt aber auf eine Umsatzsteuererklärung, da die Umsatzgrenzen aus der EÜR ablesbar sind – verlassen solltest du dich darauf allerdings nicht.

Für die Umsatzsteuererklärung hast du jedes Jahr bis zum 31.07. Zeit. Wegen der Pandemie gelten für 2022 und 2023 aber andere Fristen. Diese Angaben gehören in die Erklärung:

• Deine Umsätze für das jeweilige Geschäftsjahr
• Vorauszahlungen (bei Verzicht auf die Kleinunternehmer-Regelung)
• Besondere steuerliche Vorgänge, zum Beispiel bei Geschäften mit EU-Ausland

Hast du einen Gewerbebetrieb, bist du eigentlich auch verpflichtet, die Gewerbesteuererklärung abzugeben. Allerdings gibt es einen jährlichen Freibetrag von 24.500 €. Liegen deine Gewinne darunter, zahlst du immerhin keine Gewerbesteuer. Hältst du die Umsatzgrenze für Kleinunternehmer von 22.000 € ein, musst du dir über die Gewerbesteuererklärung also keine Gedanken machen. Dennoch fordert das Finanzamt diese in der Regel an.

Als Kleinunternehmer darfst du in deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Auf all deinen Rechnungen steht also immer der Netto-Betrag. Weist du trotzdem Umsatzsteuer aus, kann das Finanzamt diese auch nachträglich von dir einfordern.

Auch musst du dich als Kleinunternehmer im Geschäftsverkehr bei deinen Kunden als solcher zu erkennen geben. Das bedeutet, dass du auf deinen Rechnungen einen entsprechenden Hinweis angeben musst. Eine Information wie „Im Sinne der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG enthält der ausgewiesene Betrag keine Umsatzsteuer.“ muss unbedingt auf deinen Rechnungen zu finden sein.

Das Prinzip der Umsatzsteuer in Deutschland und der EU nennt sich „Netto-Allphasen-Umsatzsteuer mit Vorsteuerabzug”.

Auf jeder Stufe der Wertschöpfung oder des Handels muss auf den Nettopreis die Umsatzsteuer aufgeschlagen werden. Diese “vereinnahmte” Umsatzsteuer, beispielsweise aus dem Verkauf von Waren, muss dann der Verkäufer ans Finanzamt weiterleiten. Dafür gibt es die Voranmeldungen innerhalb des Kalenderjahres.

Da der Verkäufer oder Dienstleister die Umsatzsteuer für Waren oder Dienstleistungen von seinem Kunden vereinnahmt hat, aber selbst abführen muss, bezeichnet man die Umsatzsteuer auch als eine “indirekte” Steuer.

Da mit der Umsatzsteuer aber nur der private Endverbraucher belastet werden soll, haben alle Unternehmer den sogenannten Vorsteuerabzug. Für Waren oder Dienstleistungen, die ein Unternehmen bezieht, muss es zwar auch Umsatzsteuer bezahlen. Im Gegenzug darf das Unternehmen sich diesen Betrag aber über die Voranmeldungen vom Finanzamt erstatten lassen. Voraussetzung dafür ist immer eine ordnungsgemäße Rechnung.

In den Umsatzsteuer-Voranmeldungen gibt es also grundsätzlich zwei Beträge. Zum einen die vereinnahmte Umsatzsteuer aus eigenen Verkäufen oder Dienstleistungen. Zum anderen den Vorsteuerbetrag, also die Umsatzsteuer, die ein Unternehmer bezahlen musste, um für sein Unternehmen Waren und Dienstleistungen zu erhalten.

Zusätzlich zu den Voranmeldungen im Jahresverlauf muss jeder Unternehmer noch eine Jahreserklärung abgeben. Im Grunde ist es die Zusammenfassung der Voranmeldungen. Jedoch kann es da auch noch zu Abweichungen kommen. Deshalb prüft das Finanzamt zusätzlich die Jahressteuererklärung.