Reisekosten-Abrechnung Steuer Title

Reisekosten-Abrechnung & Steuern

So sollte die Reisekosten-Abrechnung aufgebaut werden

Wer geschäftlich reist, hat viele Ausgaben. Eine Reisekosten-Abrechnung ist daher wichtig – nicht nur für die Buchhaltung, sondern auch für das Finanzamt. Was man bei der Reisekosten-Abrechnung berücksichtigen muss, zeigen wir in diesem Beitrag.

Kurz & knapp

  • Reisekosten-Abrechnung ist für Chef und Finanzamt wichtig
  • Abgerechnet werden entweder tatsächliche Kosten oder Pauschbeträge
  • Reisekosten trägst du in die Steuererklärung ein und bekommst Geld zurück (vom Arbeitgeber bezahlte Kosten ziehst du ab)
  • Für Fahrtkosten mit deinem privaten Fahrzeug kannst du die Pauschale nutzen oder die tatsächlichen Kosten

Reisekosten-Abrechnung Infografik Übersicht

Warum brauche ich eine Reisekosten-Abrechnung?

Für den Arbeitgeber

Eine Reisekosten-Abrechnung wird immer dann notwendig, wenn man beruflich reist. Damit der Arbeitgeber die Kosten für die Dienstreise erstatten kann, braucht er eine korrekte und detaillierte Reisekosten-Abrechnung.

Je nachdem, wie es in deinem Arbeitsvertrag geregelt ist, bekommst du die Aufwendungen ganz, teilweise oder als einen individuellen Festbetrag erstattet.

Für die Steuererklärung

Aber nicht nur die Buchhaltung beim Arbeitgeber interessiert die Reisekosten-Abrechnung, sondern auch das Finanzamt.

Sind Reisekosten steuerfrei?

Die erstatteten Kosten sind für dich steuerfrei. Allerdings ist der Arbeitgeber zur Erstattung nicht verpflichtet. Übernimmt er die Reisekosten nicht oder nur teilweise, kannst du einen Teil davon trotzdem zurückholen – über deine Steuererklärung. Dort kannst du deine Ausgaben als Werbungskosten absetzen.

Beispiele für beruflich veranlasste Reisen:

  • Außendienstfahrten (Kundentermine)
  • Kundenmeeting
  • Messen
  • Kongresse
  • Ausstellungen
  • Exkursionen
  • Studienfahrten
  • Forschungsreisen
  • Ausflüge und Klassenfahrten von Lehrern bzw. Kursleitern
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Reisekosten in der Steuererklärung

Erstattungen des Arbeitgebers müssen immer in der Steuererklärung angegeben werden. Das gilt für alle Reisekosten und Pauschbeträge.

Was muss die Reisekosten-Abrechnung enthalten?

Die Reisekosten-Abrechnung fasst alle Kosten zusammen, die durch eine Geschäftsreise entstanden sind. Folgende Kosten gelten bei der Dienstreise als Reisekosten für die Hin- und Rück­fahrt:

  1. Fahrtkosten
  2. Verpflegungsmehraufwand
  3. Übernachtungskosten
  4. Reisenebenkosten

Tatsächliche Kosten oder Pauschalen?

Je nachdem, was du mit deinem Arbeitgeber abgesprochen hast, kannst du die tatsächlichen Ausgaben oder eine Pauschale absetzen:

Tatsächliche Kosten abrechnen

In diesem Fall solltest du berücksichtigen, dass du alle Belege und Quittungen benötigst. Hebe sie gut auf. Am besten machst du direkt mit der Steuer-Scan App ein Foto. Die App lädt dann alles direkt in deine Steuererklärung. So kann nichts verloren gehen.

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Rechnungen einfach per Foto in die Steuer einfügen

Sobald du eine Rechnung bekommst, machst du einfach ein Foto mit dem Smartphone und die App liest das Dokument automatisch als PDF für deine Steuererklärung ein. Wie ein Scanner, nur viel schlauer!

Pauschbeträge ansetzen

Hier kannst du folgenden Pauschalen absetzen

Für Reisenebenkosten gibt es keine Pauschale.

Experten Tipp

Wichtig für die Steuererklärung

Alles, was du von deinem Arbeitgeber erstattet bekommst, musst du von deinen Ausgaben abziehen. Gib den Erstattungsbetrag einfach mit in der Steuererklärung an.

Fahrtkosten

Zu den Kosten, die für die Reisekosten-Abrechnung relevant sind, zählen die Hin- und Rückfahrt, Fahrten vor Ort sowie Zwischenfahrten nach Hause. Nutzt du dafür öffentliche Verkehrsmittel wie Bus, Bahn, Flugzeug oder auch einen Mietwagen, können immer die tatsächlichen Kosten erstattet werden.

Für die Abrechnung der Fahrtkosten mit dem eigenen Fahrzeug gibt es die Kilometerpauschale. Sie beträgt aktuell:

  • 30 Cent pro Kilometer für Pkw
  • 20 Cent pro Kilometer für Motorräder und Mopeds
  • ab dem 21. Kilometer gilt für die Jahre 2021, 2022 und 2023 eine Kilometerpauschale von 35 Cent; für die Jahre 2024 bis 2026 wird die Pauschale auf 38 Cent angehoben

Alternative, aber wesentlich kompliziertere Möglichkeiten sind die Abrechnungen der tatsächlichen Kosten oder Abrechnungen über einen fahrzeugindividuellen Kilometersatz. Hierfür musst du unbedingt ein Fahrtenbuch führen.

Dienstreise absetzen? Jetzt lesen: Kilometerpauschale auf Dienstreise

Was tun, wenn ich keinen Beleg habe?

Du hast alles bar bezahlt und keine Quittung erhalten? Oder der Automat hat einfach keinen Beleg ausgegeben. Das ist halb so wild. Fehlt ein Beleg für bestimmte Ausgaben, erstellst du dafür einfach einen Eigenbeleg. Du schreibst also genau auf, wann und wo du welche Ausgaben hattest.

Diese Angaben muss der Eigenbeleg haben:

  • Rechnungsbetrag
  • Name und Adresse des Zahlungsempfängers
  • Zahlungszweck
  • Datum der Zahlung und des Belegs
  • Deine Unterschrift
Experten Tipp

Wichtig für die Steuererklärung

  • Dienstwagen: Arbeitnehmer, die mit dem Dienstwagen anreisen, haben keine Steuervorteile: Es entstehen keine Kosten, da der Arbeitgeber zahlt.
  • Benzinkosten: Kosten für den Sprit kannst du nicht extra abrechnen, diese sind mit der Pauschale abgegolten.

Verpflegungsmehraufwand

Für die Abrechnung der Kosten der Verpflegung werden pauschale Werte veranschlagt, die sich an der Dauer der Abwesenheit bemessen. Das Gesetz unterscheidet hier zwischen einer Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden oder mindestens 24 Stunden pro Kalendertag. Für Tagesreisen bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit von Zuhause gibt es zum Beispiel pauschal 14 Euro. Für einen ganzen Tag erhält man 28 Euro steuerfrei erstattet.

Wie hoch die Pauschale ist und weitere Details kannst du in unserem Beitrag Verpflegungsmehraufwand-Abwesenheitspauschale nachlesen.

Auslandsreisen

Liegt das Ziel der Reise im Ausland, gelten wiederum je nach Land andere Sätze. Die Pauschbeträge ändern sich Jahr für Jahr – die genauen Werte legt jedes Jahr das Bundesfinanzministerium fest.

Laut der aktuellen Liste für Pauschbeträge für Auslandsreisen 2021 haben sich die Sätze gegenüber 2020 geändert für: China, Irland, Rumänien, Schweiz, Korea Rep., Niger, Gambia, Kenia, Kongo Rep., Liechtenstein, Nepal, Bosnien, Burundi, Senegal.

Wegen der Corona-Pandemie bleiben die Pauschbeträge unverändert. Für Reisen ab dem 01.01.2022 gelten damit die gleichen Pauschbeträge wie für das Kalenderjahr 2021.

Übernachtungskosten

Bei Dienstreisen entstehen auch Kosten für die Übernachtung. Der Arbeitgeber kann dir entweder die tatsächlichen Kosten oder den Pauschbetrag erstatten. Auch bei dieser Pauschale hängt die Höhe davon ab, in welches Land die Reise geht. In Deutschland kann aktuell eine Übernachtungspauschale von 20 Euro pro Übernachtung steuerfrei erstattet werden.

Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten nicht, kannst du die tatsächlichen Ausgaben als Werbungskosten absetzen.

Arbeitnehmer dürfen nur die tatsächlichen Kosten für die Übernachtung als Werbungskosten absetzen – nicht die Pauschale. Diese kann allein der Arbeitgeber erstatten und in seiner Betriebsabrechnung geltend machen.

Reisenebenkosten

Außer den Kosten für Fahrt, Übernachtung und Verpflegung gehören auch sonstige Ausgaben, die während der Reise entstanden sind, in die Reisekosten-Abrechnung.

Zu den Reisenebenkosten zählen zum Beispiel:

  • Park- und Mautgebühren
  • Eintrittsgelder für Veranstaltungen
  • Reisegepäckversicherungen
  • Kosten für den Reisepass und Visa
  • Trinkgelder
  • Taxi

Diese Ausgaben dürfen nur mit der dienstlichen Tätigkeit zusammenhängen. Stadtrundfahrten oder Theaterbesuche sind Privatvergnügen, für die Kosten können nicht abgesetzt werden.

Reisekosten-Abrechnung in die Steuererklärung eintragen

Mit WISO Steuer kannst du schon jetzt herausfinden, wie sich die Reisekosten in der Steuererklärung auswirken – und zwar kostenlos! Denn nach jeder Eingabe berechnet das Programm deine voraussichtliche Steuererstattung. Probiere es kostenlos aus.

So geht’s: Unter

Arbeitnehmer, Betriebsrentner und Pensionäre -> Ausgaben (Werbungskosten) -> Reisekosten für Auswärtstätigkeiten

trägst du einfach deine Ausgaben rund um die Dienstreise ein. Du kannst entweder bereits selbst berechnete Werte eintragen oder du lässt WISO Steuer für dich arbeiten.

Tipp: Nutze Steuer-Scan und mach einfach ein Foto aller Quittungen. Die Reisekosten werden dann direkt in die Steuererklärung eingetragen.

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Rechnungen einfach per Foto in die Steuer einfügen

Sobald du eine Rechnung bekommst, machst du einfach ein Foto mit dem Smartphone und die App liest das Dokument automatisch als PDF für deine Steuererklärung ein. Wie ein Scanner, nur viel schlauer!