Steuer ohne Belege abgeben: Fehlende Rechnung Zeit Title

Steuererklärung ganz ohne Belege?

Die Steuer auch ohne Belege und Rechnungen abgeben

Jeder Steuerzahler erhält durchschnittlich 1.051 Euro* vom Finanzamt zurück – also ran an die Steuer! Was aber, wenn noch wichtige Belege fehlen? Wir zeigen, wie man trotz fehlender Rechnungen früher an seine Steuerrückerstattung kommt.

Kurz & knapp

  • Steuererklärung ohne Belege abgeben ist neuer Standard
  • Aber: Belege und Rechnungen müssen erst nach Aufforderung des Finanzamts eingereicht werden
  • Wichtig: Auch für Belege gibt es Aufbewahrungsfristen

Endspurt für die Steuer

Grundsätzlich gilt: Sind Sie zur Abgabe der Steuererklärung verpflichtet? Dann müssen Sie auch bis zu einem bestimmten Tag abgeben. Für die Steuer des Jahres 2021 endet die Frist dieses Jahr am 30.09.2022. Zuvor heißt es wieder: Belege heraussuchen, Rechnungen sortieren, Steuererklärung ausfüllen und abschicken.

Die Zeit rennt davon und es fehlen noch Belege?

Du kannst durchatmen: Mit unseren Tipps erhältst du deine Steuererstattung trotzdem.

Auch eine freiwillige Abgabe der Steuererklärung lohnt sich meistens! Den 30.09. als Fristende musst du nicht beachten. Denn für die freiwillige Abgabe hast du 4 Jahre Zeit. Für eine Verlustfeststellung zum Beispiel im Studium sogar 7 Jahre. Du bist dir nicht sicher, ob du zur Abgabe verpflichtet bist? Erfahren mehr in unserem Beitrag “Steuererklärung – Pflicht oder Kür“.

Welche Belege brauche ich?

Wenn du Ausgaben in deiner Steuererklärung ansetzen möchtest, musst du die Art und Höhe der Kosten in aller Regel auch belegen können. Dafür ist es hilfreich, Rechnungen, Quittungen, Verträge oder Kontoauszüge aufzubewahren.

Keine Belege mehr abgeben

Nachweise und Quittungen müssen aber nicht mehr mit der Steuererklärung zusammen beim Finanzamt abgegeben werden. Erst wenn der Finanzbeamte bei genauerer Prüfung der Steuererklärung dazu auffordert, musst du die Belege nachreichen.

Kann ich die Belege trotzdem zusammen mit der Steuererklärung abgeben?

Nein.

Gibst du alles gesammelt mit deiner Erklärung beim Finanzamt ab, kann es sein, dass das Finanzamt diese Belege zunächst ungeprüft zurücksendet und später wieder anfordert – unnötige Arbeit für beide Seiten.

Grundsätzlich gilt: Je bedeutender ein Sachverhalt (zum Beispiel Ausgaben) ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass das Finanzamt dich bittet die Belege einzureichen.

Als bedeutend gilt ein Sachverhalt in der Regel, wenn er

  • neu bzw. erstmalig oder einmalig ist,
  • einen außergewöhnlichen (Geschäfts-)Vorfall darstellt,
  • sich gegenüber dem Vorjahr erheblich ändert oder
  • eine spürbare steuerliche Nachwirkung nach sich zieht.

Steuerlich sind unter anderem folgende Kosten für Sie wichtig:

Belege ganz einfach digital einreichen – so geht’s

  • Du hast einen Brief von Finanzamt erhalten, und sollst nun Belege nachreichen? Mache es dir einfach: Mit WISO Steuer und WISO Steuer-Scan!
  • Fotografiere die benötigten Belege einfach mit der App.
    • Die App erkennt, was wichtig ist, und übernimmt sogar die Zuordnung für dich – wie ein Scanner, nur schlauer.
    • Das Beste daran: Der Steuer-Scan legt alle fotografierten Dokumente in deine Steuer-Box. Diese kannst du bequem in WISO Steuer aufrufen.
    • Nun ziehst du die Rechnungen einfach per Drag-and-Drop in deiner Steuererklärung. So hast du sie immer griffbereit. Steuererklärung kann so einfach sein!

Video: Belege in die Steuererklärung einfügen

Im Video zeigen wir dir, wie einfach du mit WISO Steuer Rechnungen und Belege in deine Steuererklärung einfügst.

WISO Steuer Vorteile WISO Steuer Vorteile

Rechnungen einfach per Foto in die Steuer einfügen

Sobald du eine Rechnung bekommst, machst du einfach ein Foto mit dem Smartphone und die App liest das Dokument automatisch als PDF für deine Steuererklärung ein. Wie ein Scanner, nur viel schlauer!

Was tun, wenn noch Belege für die Steuererklärung fehlen?

Es gibt viele Ausgaben, mit denen man Steuern sparen kann. Eine Erstattung winkt häufig schon durch die Angabe einer Handwerkerrechnung. Was aber, wenn diese Rechnung auf sich warten lässt? Oder wenn die Nebenkostenabrechnung aus dem Vorjahr einfach nicht kommen mag? Bedeutet das, dass du auf die Ersparnis verzichten musst?

Einfach bis zum nächsten Jahr warten?

Das ist leider nicht möglich. Da das sogenannte Zufluss-Abfluss-Prinzip gilt. Es besagt, dass die Angabe der Kosten in dem Jahr erfolgen muss, in dem du sie tatsächlich gezahlt hast.

In dem Fall, dass noch wichtige Abrechnungen für die Steuererklärung fehlen, gibt es mehrere Möglichkeiten:

Kosten aus dem Vorjahr nehmen

Falls es keine Abweichungen zum Vorjahr gibt, spricht nichts dagegen, erstmal die gleichen Angaben zu machen, wie in der Vorjahres-Steuererklärung. Hierfür teilst du dem Finanzamt einfach als ergänzende Angabe mit, dass du die Zahlen aus dem Vorjahr übernommen hast.

Das macht WISO Steuer sogar automatisch. Das Programm fragt dich, ob du Ausgaben aus dem Vorjahr übernehmen möchtest. Klickst du ja, musst du dich um nichts mehr kümmern, denn WISO Steuer übernimmt die Arbeit für dich und trägt alles ein.

Falls du Wohnungseigentümer bist, akzeptiert das Finanzamt oftmals auch die Zahlen aus dem Wirtschaftsplan des laufenden Jahres.

Schätzen

Alternativ kann man die Kosten auch schätzen – zum Beispiel wenn du bereits Abschlagszahlungen an Handwerker geleistet hast. Gleiches gilt, wenn du eine Teilrechnung erhalten hast. Auch hier solltest du das Finanzamt über deine Entscheidung informieren. Dann kann der zuständige Finanzbeamte deinen Einkommensteuerbescheid insoweit vorläufig stellen. Er wird dann geändert, wenn die endgültige Rechnung vorliegt.

Einspruch einlegen

Entscheidest du dich dazu, erstmal keine Angaben zu Kosten zu machen, für die du noch keinen Beleg hast, kannst du Einspruch einlegen, nachdem du den Steuerbescheid erhalten hast. Vor allem bei einer noch fehlenden Nebenkostenabrechnung empfiehlt sich dieses Vorgehen. Teile hier beim Einspruch dem Finanzamt einfach mit, dass du noch auf die Abrechnung wartest und diese einreichst, sobald du sie erhalten hast. Solange bittest du, den Einspruch ruhen zu lassen.

Für den Einspruch hast du allerdings nur einen Monat nach Erhalt des Bescheides Zeit. Dabei musst du dem Finanzamt mitteilen, wogegen sich dein Einspruch richtet und, dass die Steuer bisher zu hoch festgesetzt ist, weil du Rechnungen nachreichen wirst.

Klingt kompliziert?

Mit WISO Steuer ist es das nicht mehr. Das Programm leitet dich Schritt für Schritt durch deine Steuererklärung. Deine Belge kannst du per App einscannen und digital an das Finanzamt senden. Einfacher geth es nicht!

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Macht Schluss mit nervigem Papierkram

Mit WISO Steuer lässt du deine Steuer automatisch ausfüllen und sendest sie digital mit einem Klick ans Finanzamt. Probiere es gleich heute aus:

Grundsätzlich gilt der Zahlungszeitpunkt

Abzugsfähig sind nur Kosten, die du im Steuerjahr auch tatsächlich gezahlt haben. Infrage kommen also nur Rechnungen für Leistungen, die bereits zum Beispiel durch Nebenkostenvorauszahlungen beglichen sind. Lediglich die exakte Höhe kennst du beim Erstellen der Steuererklärung eventuell noch nicht, da du die Endabrechnung (zum Beispiel Nebenkostenabrechnung des Vermieters) noch nicht hast.

Kann ich den Kosten voranschlag absetzen?

Kostenvoranschläge für Leistungen, die du erst nach Ende des Steuerjahres zahlst, kannst du nicht ansetzen.

Experten Tipp

Tipp für das nächste Jahr

Frühzeitig die Fristverlängerung für die Abgabe der Steuererklärung beantragen.

Das geht ganz einfach: Den Antrag auf Fristverlängerung stellst du formlos. Du rufst bei deinem zuständigen Bearbeiter an und bittest um Fristverlängerung. Wir empfehlen dir jedoch, den Antrag schriftlich zu stellen – entweder per Brief, Fax oder E-Mail. Das erleichtert die Dokumentation, denn so hast du einen schriftlichen Nachweis, den du im Zweifelsfall vorlegen kannst.

Ob die Frist verlängert wird, liegt in der Hand des zuständigen Bearbeiters. Bei nachvollziehbaren Gründen wie Krankenhausaufenthalt oder fehlenden Unterlagen steht der Bewilligung in der Regel nichts entgegen. Anders sieht es dagegen aus, wenn du die Frist schlichtweg vergessen hast. Auch, wenn du bereits in der Vergangenheit deine Steuererklärung zu spät oder gar nicht abgegeben hast, wird der Finanzbeamte vermutlich wenig Gnade walten lassen.

Was tun, wenn ich Belege oder Rechnungen vergessen habe?

Die Steuererklärung ist auf dem Weg zum Finanzamt, der Laptop zugeklappt, die Füße hochgelegt. Erst jetzt fällt dir ein, dass du eine wichtige Ausgabe vergessen hast? Vielleicht flattert aber auch erst jetzt die Nebenkostenabrechnung ins Haus? Die gute Nachricht: Es ist noch nicht zu spät!

Folgendes kannst du tun, wenn du einen Beleg vergessen hast:

Ich habe den Steuerbescheid noch nicht erhalten

Am leichtesten ist es, wenn du noch keinen Steuerbescheid erhalten hast und das Finanzamt noch an der Bearbeitung der Erklärung sitzt bzw. noch nicht damit begonnen hat. In diesem Fall kannst du die Steuererklärung ganz einfach mit den vergessenen Ausgaben noch einmal übermitteln bzw. versenden. Das Finanzamt berücksichtigt immer die aktuellste Steuererklärung. Mit WISO Steuer ist das digital möglich. So sind die Daten direkt aktualisiert. Du kannst das Finanzamt auch vorab telefonisch oder schriftlich über die erneute Abgabe informieren – so vermeidest du Missverständnisse.

Ich habe bereits den Steuerbescheid erhalten und die Einspruchsfrist läuft noch

Hältst du deinen Steuerbescheid schon in den Händen, aber möchtest noch Änderungen vornehmen? Dann musst du dich beeilen, denn die Einspruchsfrist läuft bereits. Das bedeutet, dass du nach Erhalt des Bescheids einen Monat Zeit hast, dich ans Finanzamt zu wenden.

Innerhalb der Einspruchsfrist hast du 2 Möglichkeiten:

Antrag auf schlichte Änderung

Möchtest du deinen Steuerbescheid in einem bestimmten Punkt (zum Beispiel Werbungskosten) ändern, kannst du beim Finanzamt einen Antrag auf schlichte Änderung stellen. Diesen Antrag kannst du formlos, per Brief, E-Mail oder telefonisch beim Finanzamt stellen. Darin erklärst du deinen Änderungswunsch, zum Beispiel die nachträgliche Berücksichtigung einer Rechnung.

Der Vorteil: Das Finanzamt betrachtet nur die Stelle, an der du die Änderung vornehmen möchtest. Der Bescheid wird also nicht mehr vollumfänglich geprüft.

Einspruch

Natürlich steht es dir auch frei, einen schriftlichen Einspruch einzulegen. Der Unterschied zur schlichten Änderung ist, dass das Finanzamt den gesamten Steuerfall nochmal aufrollt und genau prüfen wird. Das kann für dich von Vorteil sein. Doch aus dieser umfassenden Prüfung kann der Bescheid auch zu deinem Nachteil geändert werden. Das nennt man auch „Verböserung“.

Auf der anderen Seite hast du mit einem Einspruch auch die Möglichkeit einer Klage vor einem Finanzgericht. Und falls es um große Summen geht, kannst du mit einem Antrag auf „Aussetzung der Vollziehung“ bei einem Einspruch auch einen Teil der Steuern erstmal nicht zahlen.

Stimmt das Finanzamt dem Einspruch zu, erhältst du einen geänderten Steuerbescheid. Ist das Finanzamt hingegen nicht einverstanden mit der Begründung des Einspruchs, erläutert es die Gründe und macht am Ende auch eine sogenannte Einspruchsentscheidung. Dagegen kannst du jedoch nur noch beim Finanzgericht klagen. Willst du das nicht, kannst du den Einspruch auch einfach zurückziehen. Dann bleibt alles wie gehabt.

Die Einspruchsfrist ist bereits abgelaufen: Kann ich noch Belge nachreichen?

Grundsätzlich heißt es nach Ablauf der Frist: „Rien ne va plus – Nichts geht mehr“. Nur in bestimmten Ausnahmefällen können noch Änderungen vorgenommen werden. Wirklich vorbei ist es aber erst, wenn Verjährung eingetreten ist. Im Steuersprech nennt man das „Festsetzungsverjährung“. In der Regel dauert diese Frist 4 Jahre. Durch Einspruch oder Klage kann die Verjährung aber auch länger dauern. Die Festsetzungsfrist beträgt in Fällen von leichtfertiger Steuerverkürzung 5 Jahre. In Fällen von Steuerhinterziehung sind es sogar 10 Jahre.

Wiedereinsetzung in den vorigen Stand

Du hast keinen Einspruch eingelegt, weil du nicht konntest? Dann kommt die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand in Betracht. Das bedeutet, dass die Einspruchsfrist erneut beginnt. Die Wiedereinsetzung musst du allerdings beim Finanzamt beantragen und begründen. Und dafür hast du leider nicht viel Zeit: Sobald der Grund, weshalb du die Frist versäumt hast, weggefallen ist, bleibt dir ein Monat für den Antrag.

Ein möglicher Grund für die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand ist

Beispielsweise ein ungeplanter längerer Krankenhausaufenthalt aufgrund eines Unfalls. Eine Arbeitsüberlastung oder leichte Krankheit akzeptiert das Finanzamt nicht als triftige Gründe.

Schreib- oder Rechenfehler

Nach Ablauf der Einspruchsfrist bemerkst du einen Schreib- oder Rechenfehler? Leider sorgt der Fehler dafür, dass aus den Kosten für ein Notebook 100 Euro statt 1.000 Euro wurden.

Hier gibt es Abhilfe. Kannst du einen Fehler in der Steuererklärung nachweisen und den richtigen Betrag auch belegen, kann der Steuerbescheid ebenfalls geändert werden. Dazu reicht ein formloses Schreiben mit dem Hinweis auf den § 173a Abgabenordnung (AO).

Wie lange muss ich die Belege aufheben?

Für die Steuererklärung relevante Belege sollten für eventuelle Nachfragen aufgehoben werden. Die Belge solltest du nach der Abgabe der Steuererklärung gut aufbewahren – mindestens bis der Steuerbescheid ankommt. Für Privatleute gibt es aber keine gesetzliche gesetzliche Aufbewahrungspflicht darüber hinaus.

Anders bei Selbstständigen und Gewerbetreibenden: Sie sind an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gebunden. Zwischen 6 und 10 Jahren müssen Sie geschäftliche Aufzeichnungen und Rechnungen aufheben.

Experten Tipp

Vorsicht beim Wegwerfen der Belege

Viele entsorgen die Steuerunterlagen gleich, sobal der Bescheid da ist. Doch ist der Steuerbescheid mit einem Vorläufigkeitsvermerk versehen oder unter Vorbehalt versandt worden? Dann musst du die Belege weiterhin archivieren.

 

Gleiches gilt, wenn du Einspruch gegen den Bescheid einlegen willst. Daher empfehlen wir dir, die Steuerunterlagen nach Abgabe der Steuererklärung mindestens 4 Jahre lang aufzuheben. Dann hast du alles griffbereit, wenn du Kosten nachweisen musst. Mit WISO Steuer-Scan kannst du einfach alles einscannen und in WISO Steuer abspeichern.

Nebenkosten & Mietverträge: 4 Jahre

Sobald du deine Nebenkostenabrechnung bezahlt hast, kannst du diese in den Mülleimer schmeißen, theoretisch. Doch diese Kosten kannst du bei der Steuer absetzen. Daher solltest du mit dem Entsorgen lieber noch ein wenig länger warten.

Mietverträge und Übergabeprotokolle solltest du bis zu 4 Jahren nach Beendigung des Mietverhältnisses aufheben.

Kontoauszüge: 4 Jahre

In Zeiten des Onlinebankings braucht man sich über Kontoauszüge meist keine Gedanken zu machen. Doch wer seine Kontoauszüge noch am Drucker holt, sollte die Zettel 4 Jahre lang aufheben. Denn so kann man bei Alltagsgeschäften im Zweifelsfall leichter Zahlungsgrund, Zahlungszeitpunkt und Beitragshöhe nachweisen.

Arztrechnungen: 3 bis 30 Jahre

Stellt dir dein Arzt eine Rechnung und du zahlst diese nicht, hat der Arzt 3 Jahre Zeit, bis die Forderungen verjähren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Behandlung abgeschlossen wurde. Schadensersatzansprüche hingegen verjähren erst nach 30 Jahren. Daher solltest du Arztrechnungen lieber länger aufheben.

Handwerkerrechnungen: 2 bis 5 Jahre

Egal ob Klempner oder Schreiner: Hast du einen Handwerker beauftragt, solltest du die Rechnung mindestens 2 Jahre aufbewahren. Hältst du diese Mindestfrist nicht ein, musst du mit einer Geldbuße von bis zu 500 Euro rechnen. Damit soll Schwarzarbeit eingedämmt werden. Die Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Hast du einen Handwerker für größere bauliche Maßnahmen beauftragt, solltest du die Rechnung 5 Jahre lang aufbewahren. Grund: die Mängelleistung. Bestenfalls solltest du die Rechnungen bis zum Verkauf der Immobilie aufbewahren. So kannst du Investitionen und Instandhaltungen ganz einfach nachweisen. Dazu gehören Rechnungen über

  • Bauleistungen
  • Renovierungen
  • Handwerkerleistungen
  • Planungsleistungen
  • Reinigungsarbeiten

Tipp: Diese Rechnung kannst du auch von der Steuer absetzen!

Computer, Möbel und Co.: bis zum Ablauf der Garantie

Kaufverträge von Computer, Handys, Möbeln und ähnlichen Anschaffungen solltest du bis zum Ablauf der Garantie oder Gewährleistung aufheben. Hast du teure Gegenstände, die auch von deiner Hausratversicherung umfasst werden? Dann solltest du die Belege hierüber solange behalten, wie du den Gegenstand besitzt.

Steuererklärung ohne Belege abgeben: So geht’s

Grundsätzlich kannst du deine Steuererklärung ganz ohne Belege abgeben.

Aber: Du musst die Belege auf Nachfrage des Finanzamtes nachreichen können.

Am einfachsten geht das mit WISO Steuer und WISO Steuer-Scan! Hier fotografierst du alle wichtigen Rechnungen einfach mit der App ab. Diese erkennt dann was wichtig ist, und übernimmt sogar die Zuordnung. Steuer-Scan legt nun alle gescannten Dokumente in WISO Steuer für dich bereit. Hier ziehst du alles, was du absetzen möchtest, einfach per Drag-and-Drop in die Steuererklärung. Fragt das Finanzmat nach den Belegen, schickst du  diese dann einfach mit einem Klick digital ab. So einfach ist die Kommunikation mit dem Amt nur bei WISO Steuer.

WISO Steuer Vorteile WISO Steuer Vorteile

Rechnungen einfach per Foto in die Steuer einfügen

Sobald du eine Rechnung bekommst, machst du einfach ein Foto mit dem Smartphone und die App liest das Dokument automatisch als PDF für deine Steuererklärung ein. Wie ein Scanner, nur viel schlauer!
*Quelle: Destatis