Erste Tätigkeitsstätte

Erste Tätigkeitsstätte

Clever zuordnen und Steuern sparen


Die Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte bei Arbeitnehmern, die in mehreren Betrieben oder Filialen arbeiten, spielt eine wichtige Rolle. Häufig werden die steuerlichen Auswirkungen nämlich nur für ein einziges Jahr betrachtet. Doch hier gilt: Den Blick schärfen! Denn die Effekte über mehrere Jahre zu betrachten, lohnt sich. Auch wenn die Steuerersparnis im Erstjahr nur gering erscheinen mag, lassen sich in den Folgejahren einige hundert Euro Steuern zusätzlich sparen – alles eine Frage der geschickten Gestaltung.

Was gilt bei der ersten Tätigkeitsstätte?

Nicht selten sind Arbeitnehmer verpflichtet, die Arbeitsleistung auf Dauer – nicht bloß vorübergehend – an zwei oder mehr Arbeitsstätten des Arbeitgebers zu verrichten. Da wären zum Beispiel der Hauptbetrieb und in eine Filiale.

Seit 2014 kann ein Arbeitnehmer allerdings nur noch eine einzige „erste Tätigkeitsstätte“ pro Dienstverhältnis haben. Jede Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte gilt als Auswärtstätigkeit. Das bedeutet für den Abzug der beruflichen Kosten:

  • Nur die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte sind mit der Entfernungspauschale absetzbar, alle weiteren Fahrten mit der Dienstreisepauschale bzw. mit den tatsächlichen Kosten.
  • Da die Tätigkeit an den anderen Arbeitsstätten als Auswärtstätigkeit gilt, sind zudem die Verpflegungspauschbeträge als Werbungskosten absetzbar oder können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

Falls mehrere Arbeitsstätten die Voraussetzungen einer „ersten Tätigkeitsstätte“ bezüglich Dauer der Tätigkeit oder Umfang der Arbeitszeit erfüllen, gilt folgende Regelung:

  • Als erste Tätigkeitsstätte gilt diejenige, die der Arbeitgeber bestimmt. Dabei muss es sich nicht um die Tätigkeitsstätte handeln, an der Sie den zeitlich überwiegenden oder qualitativ bedeutsameren Teil Ihrer beruflichen Tätigkeit ausüben.
  • Macht der Arbeitgeber von seinem Bestimmungsrecht keinen Gebrauch, gilt als erste Tätigkeitsstätte diejenige, die der Wohnung örtlich am nächsten

Spielraum ausnutzen

Der Arbeitgeber bestimmt die „erste Tätigkeitsstätte“ anhand von arbeits- oder dienstrechtlichen Festlegungen, Weisungen und Verfügungen. Natürlich sind Arbeitgeber und Arbeitnehmer dabei oftmals aus arbeitsrechtlichen, tarifrechtlichen oder innerbetrieblichen Regelungen heraus an gewisse Maßgaben gebunden. Haben Sie jedoch die Möglichkeit, diese selbst zu bestimmen, sollten Sie Ihren Gestaltungsspielraum steuerlich optimal ausnutzen.

Beispiel

Rechtsanwalt Müller unterhält zwei Kanzleistandorte. Sein Mitarbeiter Otto besucht Standort A jeweils an drei Tagen pro Woche und Standort B an zwei Tagen. Er fährt stets unmittelbar von seiner Wohnung in eines der beiden Büros, die jeweils 10 km entfernt sind. Üblicherweise ist er mehr als acht Stunden im Büro. Zunächst sind Müller und Otto geneigt, Standort B als erste Tätigkeitsstätte zuzuweisen, um die Fahrten zum Standort A mit 0,30 Euro je gefahrenen km geltend machen zu können, da dieser Standort häufiger aufgesucht wird (Variante 1). Nach einem Blick in den Reisekostenerlass vom 30.09.2013 ändern sie jedoch ihre Meinung (Variante 2).
Variante 1: Standort B als erste Tätigkeitsstätte 
Fahrten zum Standort A: 140 Tage x 0,30 Euro x 10 km x 2 =840 Euro
Fahrten zum Standort B: 90 Tage x 0,30 Euro je Entfernungs-km x 10 km =270 Euro
Verpflegungsaufwand für die Fahrten zum Standort A für die ersten drei Monate:
12 Wochen x 3 Tage x 12 Euro =432 Euro
Summe1.542 Euro

Nun prüfen Müller und Otto, welche Auswirkungen sich ergeben, wenn Standort A als erste Tätigkeitsstätte behandelt bzw. zugewiesen wird, obwohl die Fahrten dorthin dann nur mit der Entfernungspauschale geltend gemacht werden können:

Variante 2: Standort A als erste Tätigkeitsstätte 
Fahrten zum Standort A: 140 Tage x 0,30 Euro je Entfernungs-km x 10 km =420 Euro
Fahrten zum Standort B: 90 Tage x 0,30 Euro x 10 km x 2 =540 Euro
Verpflegungsaufwand für die Fahrten zum Standort B:
45 Wochen x 2 Tage x 12 Euro = 1.080 Euro
Summe2.040 Euro

Immerhin kann Müller nun 498 Euro mehr steuerlich geltend machen. Das liegt daran, dass die Verpflegungsaufwendungen an dem Standort, der weniger als drei Tage pro Woche aufgesucht wird, ohne zeitliche Beschränkung abgezogen werden können. Im umgekehrten Fall gilt eine Beschränkung auf drei Monate.

Im BMF-Schreiben vom 30.09.2013 (BStBl I 13, 1279, Rz. 54) heißt es dazu: „Eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte liegt nur vor, wenn der Arbeitnehmer an dieser mindestens an drei Tagen wöchentlich tätig wird. Die Dreimonatsfrist beginnt daher nicht, solange die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird.“

Rechtsanwalt Müller sollte davon absehen, Standort B für Mitarbeiter Otto als erste Tätigkeitsstätte festzulegen. Bei der ersten Variante könnte Müller im kommenden Jahr nämlich keine Verpflegungsaufwendungen mehr geltend machen, während er in Variante 2 auch in den Folgejahren jeweils 1.080 Euro abziehen darf. Somit könnte er im ersten Fall nur noch 1.110 Euro geltend machen, während er im zweiten Fall dauerhaft 2.040 Euro pro Jahr abziehen kann.

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