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Reisekosten-Abrechnung

Was sie enthalten muss – so geht‘s


Wer geschäftlich reist, hat viele Ausgaben. Eine Reisekosten-Abrechnung ist daher wichtig – nicht nur für die Buchhaltung, sondern auch für das Finanzamt. Was Sie bei der Reisekosten-Abrechnung berücksichtigen müssen, lesen Sie in diesem Beitrag.

Kurz & knapp

  • Reisekosten-Abrechnung ist für Chef und Finanzamt wichtig
  • Abgerechnet werden entweder tatsächliche Kosten oder Pauschbeträge
  • Aufwendungen lassen sich in 4 Hauptkategorien aufteilen

Reisekosten Abrechnung Übersicht

Warum brauche ich eine Reisekosten-Abrechnung?

Für den Arbeitgeber

Eine Reisekosten-Abrechnung wird immer dann notwendig, wenn Sie beruflich reisen. Damit Ihr Arbeitgeber Ihnen die Kosten für die Dienstreise erstatten kann, braucht er eine korrekte und detaillierte Reisekosten-Abrechnung.

Je nachdem, wie es in Ihrem Arbeitsvertrag geregelt ist, bekommen Sie die Aufwendungen ganz, teilweise oder einen individuellen Festbetrag erstattet.

Für die Steuererklärung

Aber nicht nur die Buchhaltung beim Arbeitgeber interessiert die Reisekosten-Abrechnung, sondern auch das Finanzamt.

Die erstatteten Kosten sind für Sie steuerfrei. Allerdings ist der Arbeitgeber zur Erstattung nicht verpflichtet. Übernimmt er die Reisekosten nicht oder nur teilweise, können Sie einen Teil davon trotzdem zurückholen – über Ihre Steuererklärung. Dort können Sie Ihre Ausgaben als Werbungskosten absetzen.

Achtung Steuer Hinweis Icon Wichtig: Erstattungen des Arbeitgebers müssen immer in der Steuererklärung mit angegeben werden. Das gilt für alle Reisekosten und Pauschbeträge.

Das sind zum Beispiel beruflich veranlasste Reisen:

  • Außendienstfahrten (Kundentermine)
  • Kundenmeeting
  • Messen
  • Kongresse
  • Ausstellungen
  • Exkursionen
  • Studienfahrten
  • Forschungsreisen
  • Ausflüge und Klassenfahrten von Lehrern bzw. Kursleitern

Wege zur Arbeit: Was kann ich absetzen? Lesen Sie hier: Pendlerpauschale

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Was muss die Reisekosten-Abrechnung enthalten?

Die Reisekosten-Abrechnung fasst alle Kosten zusammen, die durch eine Geschäftsreise entstanden sind. Folgende Kosten können Sie als Reisekosten für die Hin- und Rück­fahrt als Dienst­reise abrechnen:

Fahrtkosten
Verpflegungsmehraufwand
Übernachtungskosten
Reisenebenkosten

Tatsächliche Kosten oder Pauschalen?

Je nachdem, was Sie mit Ihrem Arbeitgeber abgesprochen haben, können Sie:

Tatsächliche Aufwendungen abrechnen

In diesem Fall sollten Sie berücksichtigen, dass Sie alle Belege und Quittungen brauchen.

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Was tun, wenn ich keinen Beleg habe?

Sie haben bar bezahlt und keine Quittung erhalten. Oder der Automat hat einfach keinen Beleg ausgegeben. Das ist halb so wild. Fehlt Ihnen ein Beleg für bestimmte Ausgaben, erstellen Sie dafür einfach einen Eigenbeleg. Und zwar mit diesen Angaben:

  • Rechnungsbetrag
  • Name und Adresse des Zahlungsempfängers
  • Zahlungszweck
  • Datum der Zahlung und des Belegs
  • Ihre Unterschrift

Pauschbeträge ansetzen

Diese können Sie für die Fahrt, Übernachtung und Verpflegung nutzen. Für Reisenebenkosten geht das nicht, denn dafür existiert kein pauschaler Betrag.

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Wichtig für die Steuererklärung

Alles, was Sie von Ihrem Arbeitgeber erstattet bekommen, müssen Sie von Ihren Ausgaben abziehen.  Geben den Erstattungsbetrag einfach mit in der Steuererklärung an.

Fahrtkosten

Zu den Kosten, die für die Reisekosten-Abrechnung relevant sind, zählen die Hin- und Rückfahrt, Fahrten vor Ort sowie Zwischenfahrten nach Hause. Nutzen Sie dafür öffentliche Verkehrsmittel wie Bus, Bahn, Flugzeug oder auch einen Mietwagen, können dafür immer die tatsächlichen Aufwendungen erstattet werden.

Für die Abrechnung der Fahrtkosten mit dem eigenen Fahrzeug gibt es die Kilometerpauschale. Sie beträgt aktuell:

  • 30 Cent pro Kilometer für Pkw
  • 20 Cent pro Kilometer für Motorräder und Mopeds

Alternative, aber wesentlich kompliziertere Möglichkeiten sind die Abrechnungen der tatsächlichen Kosten oder Abrechnungen über einen fahrzeugindividuellen Kilometersatz. Hierfür müssen Sie unbedingt ein Fahrtenbuch führen.

Dienstreise absetzen? Jetzt lesen: Kilometerpauschale auf Dienstreise

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Wichtig für die Steuererklärung:

Dienstwagen: Arbeitnehmer, die mit dem Dienstwagen anreisen, haben keine Steuervorteile: Ihnen entstehen keine Kosten, da der Arbeitgeber zahlt.

Benzinkosten: Kosten für den Sprit können Sie nicht extra abrechnen, diese sind mit der Pauschale abgegolten.

Reisenebenkosten in WISO Steuer angeben – so geht’s

Verpflegungsmehraufwand

Für die Abrechnung der Kosten der Verpflegung werden pauschale Werte veranschlagt, die sich an der Dauer der Abwesenheit bemessen. Das Gesetz unterscheidet hier zwischen einer Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden oder mindestens 24 Stunden pro Kalendertag. Für Tagesreisen bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit von Zuhause gibt es zum Beispiel pauschal 14 Euro. Für einen ganzen Tag erhält man 28 Euro steuerfrei erstattet.

Wie hoch die Pauschale ist und weitere Details können Sie in unserem Beitrag Verpflegungsmehraufwand-Abwesenheitspauschale nachlesen.

Auslandsreisen

Liegt das Ziel Ihrer Reise im Ausland, gelten wiederum je nach Land andere Sätze. Die Pauschbeträge ändern sich Jahr für Jahr – die genauen Werte legt jedes Jahr das Bundesfinanzministerium fest.

Info Glühbirne

Laut der aktuellen Liste für Pauschbeträge für Auslandsreisen 2021 haben sich die Sätze gegenüber 2020 geändert für: China, Irland, Rumänien, Schweiz, Korea Rep., Niger, Gambia, Kenia, Kongo Rep., Liechtenstein, Nepal, Bosnien, Burundi, Senegal.

Reisenebenkosten in WISO Steuer angeben — so geht’s

Übernachtungskosten

Bei Dienstreisen entstehen auch Kosten für die Übernachtung. Der Arbeitgeber kann Ihnen entweder die tatsächlichen Kosten oder den Pauschbetrag erstatten. Auch bei dieser Pauschale hängt die Höhe davon ab, in welches Land die Reise geht. In Deutschland kann aktuell eine Übernachtungspauschale von 20 Euro pro Übernachtung steuerfrei erstattet werden.

Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten nicht, können Sie die tatsächlichen Ausgaben als Werbungskosten absetzen.

Info Icon GrafikArbeitnehmer dürfen nur die tatsächlichen Kosten für die Übernachtung als Werbungskosten absetzen – nicht die Pauschale. Diese kann allein der Arbeitgeber erstatten und in seiner Betriebsabrechnung geltend machen.

Übernachtungskosten in WISO Steuer angeben — so geht’s

Reisenebenkosten

Außer den Kosten für Fahrt, Übernachtung und Verpflegung gehören auch sonstige Ausgaben, die Ihnen während der Reise entstanden sind, in die Reisekosten-Abrechnung. Zu den Reisenebenkosten zählen zum Beispiel:

  • Park- und Mautgebühren
  • Eintrittsgelder für Veranstaltungen
  • Reisegepäckversicherungen
  • Kosten für den Reisepass und Visa
  • Trinkgelder
  • Taxi
Info Icon GrafikDiese Ausgaben dürfen nur mit der dienstlichen Tätigkeit zusammenhängen. Stadtrundfahrten oder Theaterbesuche sind Privatvergnügen, für die Kosten müssen Sie selbst aufkommen.

Reisekosten-Abrechnung in WISO Steuer

So geht’s: Unter Arbeitnehmer, Betriebsrentner und Pensionäre -> Ausgaben (Werbungskosten) -> Reisekosten für Auswärtstätigkeiten erfassen Sie sämtliche Ausgaben rund um Ihre Dienstreise. Sie können entweder bereits selbst berechnete Werte eintragen oder der Sie lassen WISO Steuer für Sie arbeiten.

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