Belege müssen nicht mehr zum Finanzamt

Belegvorhaltepflicht ab der Steuererklärung 2017


Gute Nachrichten: Sie müssen dem Finanzamt keine Belege mehr vorlegen. Zumindest nicht, bis Sie ausdrücklich dazu aufgefordert werden. Was das für Ihre Steuererklärung bedeutet, lesen Sie hier.

Steuererklärung ohne Zettelkram

Willkommen im Zeitalter der Digitalisierung. Nun heißt es Belegvorhaltepflicht statt Belegvorlagepflicht. Nachweise und Quittungen müssen Sie dann nicht mehr mit der Steuererklärung zusammen beim Finanzamt einreichen. Erst wenn der Finanzbeamte Sie bei genauerer Prüfung Ihrer Steuererklärung dazu auffordert, müssen Sie die Belege nachreichen.

Reichen Sie daher künftig grundsätzlich keine Belege mehr mit Ihrer Steuererklärung ein. Es kann sonst sein, dass das Finanzamt diese Belege zunächst ungeprüft zurücksendet und später wieder anfordert – unnötige Arbeit für beide Seiten.

Stärkere automationsgestützte Bearbeitung in den Finanzämtern

Zur Vereinfachung kommt es dank des “Gesetzes zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens”. Damit soll die Wirtschaftlichkeit und Effizienz im Steuervollzug durch einen verstärkten Einsatz der Informationstechnologie gesteigert werden.

Die pauschale Prüfung der Masse der Steuererklärungen erfolgt nur noch durch ein automatisiertes Kontrollsystem. Dieses schickt die von Ihnen angegebenen Daten durch eine Art Risikofilter. So kann das Finanzamt herausfinden, ob es Besonderheiten gibt, die doch eine Prüfung durch einen Finanzbeamten erforderlich machen. Die Finanzverwaltung des Landes Nordrhein-Westfalen hat sogar die Prüffelder für dieses Jahr veröffentlicht (Mehr Infos dazu lesen Sie in unserem Beitrag hier). Doch auch wenn Sie keiner prüfungsrelevanter Gruppe angehören: Mit individuellen Stichproben ist in jedem Falle zu rechnen!

Die Vorteile der Automatisierung liegen auf der Hand: es kommt zu weniger Rückfragen bei den Steuerzahlern. Auch erfolgt die Bearbeitung der Steuererklärung schneller – und Sie haben früher Ihre Steuererstattung auf dem Konto.

Konkretisieren Sie Ihre Angaben

Um den automatisierten Prozess zu vereinfachen und Rückfragen zu vermindern, sollten Sie die Angaben so genau wie möglich gestalten. So ist es ratsam, dass Sie keine Gesamtsummen in der Erklärung eintragen, sondern die Einzelpositionen möglichst genau aufschlüsseln. Dies empfiehlt sich beispielsweise bei Werbungskosten, Spenden oder haushaltsnahen Dienstleistungen. Auch in der Anlage zu Ihrer vermieteten Immobilie sowie der Anlage EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) sollten Sie alles möglichst genau aufschlüsseln.

Nicht aussagekräftige DarstellungAussagekräftige Darstellung
Spende 250 €SOS-Kinderdorf (06/2017) 250 €
Fortbildung 700 €Ärztekongress Berlin (23.-26.03.2017) – Teilnahmegebühr 700 €
Reparaturen 800 €26.06.2017: Lohnanteil Reparatur Heizung (Heizungsbau GmbH) 800 €

Mehr Platz für Infos: “Ergänzende Angaben zur Steuererklärung”

Haben Sie für die Steuer relevante Sachverhalte, die Sie nicht in den üblichen Formularen der Steuererklärung angegeben können? Oder haben eine von der Verwaltungsauffassung abweichende Rechtsauffassung? Dann sollten Sie die neu eingeführte Zeile “Ergänzende Angaben zur Steuererklärung” nutzen. Denn das Finanzamt kann aufgrund automatisierter Abläufe nur noch Angaben berücksichtigen, die Sie in den Formularfeldern der Steuererklärung eingetragen haben. Hier finden sie alle Steuerformulare.

Doch hierbei sollten Sie unbedingt beachten, dass ein Eintrag in dieser Zeile in allen Fällen zu einer personellen Fallprüfung durch einen Finanzbeamten führt! Folge: längere Bearbeitungszeit sowie eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Rückfragen an Sie gestellt werden.

Steuer-Software Banner Logo

Wie lang müssen Sie die Belege aufheben?

Für die Steuererklärung relevante Belege müssen Sie für eventuelle Nachfragen aufheben. Diese sollten Sie nach der Abgabe der Steuererklärung gut aufbewahren – mindestens Sie Ihren Steuerbescheid erhalten haben. Für Privatleute gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist.

Doch Vorsicht: Viele entsorgen die Steuerunterlagen dann gleich mit Eintreffen des Bescheids. Doch ist der Steuerbescheid mit einem Vorläufigkeitsvermerk versehen oder unter Vorbehalt versandt worden, müssen Sie Ihre Belege weiterhin archivieren. Gleiches gilt, wenn Sie Einspruch gegen den Bescheid einlegen wollen. Daher empfehlen wir Ihnen, die Steuerunterlagen nach Abgabe der Steuererklärung mindestens vier Jahre lang aufzuheben. Dann haben Sie alles griffbereit, wenn Sie Kosten nachweisen müssen.

Anders bei Selbstständigen und Gewerbetreibenden: Sie sind an die Aufbewahrungsfrist gebunden. Zwischen 6 und 10 Jahren müssen Sie geschäftliche Aufzeichnungen und Rechnungen aufheben.

Nebenkosten & Mietverträge: Bis zu 3 Jahre aufbewahren

Sobald Sie Ihre Nebenkostenabrechnung bezahlt haben, könnten Sie diese in den Mülleimer schmeißen, theoretisch. Doch diese Kosten können Sie bei der Steuer absetzen. Daher sollten Sie mit dem Entsorgen lieber noch ein wenig länger warten.

Mietverträge und Übergabeprotokolle sollten Sie bis zu 3 Jahren nach Beendigung des Mietverhältnisses aufgeben.

Kontoauszüge: 3 Jahre aufheben

In Zeiten des Onlinebankings braucht man sich über Kontoauszüge meist keine Gedanken zu machen. Doch wer seine Kontoauszüge noch am Drucker holt, sollte die Zettel 3 Jahre lang aufheben. Denn so können Sie bei Alltagsgeschäften im Zweifelsfall leichter Zahlungsgrund, Zahlungszeitpunkt und Beitragshöhe nachweisen.

Arztrechnungen: 3-30 Jahre

Stellt Ihr Arzt Ihnen eine Rechnung und Sie zahlen diese nicht, hat der Arzt 3 Jahre Zeit, bis die Forderungen verjähren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Behandlung abgeschlossen wurde. Schadensersatzansprüche hingegen verjähren erst nach 30 Jahren. Daher sollten Sie Arztrechnungen lieber länger aufgeben.

Handwerkerrechnungen: 2 – 5 Jahre

Egal ob Klempner oder Schreier: Haben Sie einen Handwerker beauftragt, sollten Sie die Rechnung mindestens 2 Jahre aufbewahren. Halten Sie diese Mindestfrist nicht ein, müssen Sie mit einer Geldbuße von bis zu 500 Euro rechnen. Damit soll Schwarzarbeit eingedämmt werden. Die Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Haben Sie einen Handwerker für größere bauliche Maßnahmen beauftragt, sollten Sie die Rechnung 5 Jahre lang aufbewahren. Grund: Die Mängelleistung. Bestenfalls sollten Sie Rechnungen bis zum Verkauf der Immobilie aufbewahren. So können Sie Investitionen und Instandhaltungen ganz einfach nachweisen. Dazu gehören Rechnungen über

  • Bauleistungen
  • Renovierungen
  • Handwerkerleistungen
  • Planungsleistungen
  • Reinigungsarbeiten

Daneben können Sie diese Rechnung auch von der Steuer absetzen.

Computer, Möbel und Co: Bis zum Ablauf der Garantie

Kaufverträge von Computern, Handys, Möbeln und ähnlichen Anschaffungen sollten Sie bis zum Ablauf der Garantie oder Gewährleistung aufheben. Haben Sie teure Gegenstände, die auch von Ihrer Hausratversicherung umfasst werden? Dann sollten Sie Belege hierüber solange behalten, wie Sie den Gegenstand besitzen.

Anträge getrennt von der Steuererklärung einreichen

Auch empfiehlt es sich, dass sie Anträge unabhängig von den Steuererklärungen einreichen sollten. Damit stellen Sie sicher, dass das Finanzamt diese zeitnah bearbeiten kann.

CW206

Steuerberatung?

Einzelfragen zu Ihrer Steuererklärung darf leider nur ein Steuerberater beantworten. Wir freuen uns jedoch über Lob und Kritik und nehmen Ihre Anregungen gerne für zukünftige Beiträge auf.

Auch wenn die kostenlosen und frei zugänglichen Inhalte dieser Webseite mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, übernehmen wir keine Gewähr für deren Vollständigkeit, Richtigkeit oder Aktualität. Der Aufruf dieser Inhalte begründet mangels Rechtsbindungswillens unsererseits keinerlei Vertragsverhältnis. Außer im Falle von Vorsatz übernehmen wir keine Haftung für etwaige aus der Verwendung der Inhalte resultierende Schäden.

Übrigens: In unserer Steuer-Software finden Sie eine ausführliche Hilfe und Tipps zu allen Themen rund um Ihre Steuererklärung.

4 Kommentare

Kommentar hinterlassen
  1. 1
    Andreas Moog

    Wenn jetzt doch Unterlagen nachgefordert werden, kann ich diese auch elektronisch übermitteln und wie (Postkorb, Besamung etc.) ?

  2. 2
    Potschien

    Wie reagiert das FA wenn ich eine Wohnung zu Anlagezwecken gekauft habe und lediglich die Werte (KP; AfA, Schuldzinsen usw.) einsetze?
    Diese Unterlagen werden doch ganz sicher dann angefordert, da ein gänzlich neuer Sachverhalt entstanden ist.
    Gibts da Erfahrungswerte oder Informationen bezüglich der Vorgehensweise des FA?

  3. 3
    Wiedemann

    Frage: Müssen die von Banken ausgestellten Steuerbescheinigungen über Kapitalerträge und davon einbehaltene Steuern weiterhin deem Finanzamt vorgelegt werden?

+ Kommentar hinterlassen