Zeit für die Nebenkostenabrechnung

Zeit für die Nebenkostenabrechnung

Immer wenn ein Jahr endet, machen sich viele Vermieter Gedanken über die Mietnebenkostenabrechnung, die dem Mieter zugestellt werden muss. Als Abonnent von WISOVermieter ist man auf der sicheren Seite. Wer die Abrechnung selbst vornehmen will, sollte darauf achten, dass er auch alle Anforderungen erfüllt, um unnötigen Ärger mit dem Mieter zu vermeiden.

Wann ein Mieter Nebenkosten tragen muss

In den meisten Mietverhältnissen wird im Mietvertrag eine Nebenkostenvorauszahlung vereinbart. Nur, wenn die Zahlung von Nebenkosten ausdrücklich vereinbart wurde, ist der Mieter zur Zahlung verpflichtet. In der Vereinbarung im Mietvertrag muss auf § 2 Betriebskostenverordnung hingewiesen werden. Fehlt dieser Hinweis, müssen alle abrechenbaren Nebenkosten einzeln aufgeführt werden.

Diese Fristen müssen eingehalten werden

Die Nebenkostenabrechnung darf sich maximal auf 12 Monate erstrecken. Nach Ablauf des abzurechnenden Zeitraums hat der Vermieter 12 Monate Zeit, um die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter zuzustellen. Für das Jahr 2024 endet die Frist also am 31.12.2025. Hat der Mieter bis dahin keine Abrechnung vorliegen, muss er etwaige spätere Forderungen aus den Nebenkosten nicht mehr begleichen.

Die Mindestanforderungen an eine Nebenkostenabrechnung.

Die Mindestanforderungen an eine Nebenkostenabrechnung ergeben sich aus der gesetzlichen Grundlage nach § 556 BGB und den gerichtlichen Entscheidungen. Danach muss in der Nebenkostenabrechnung angegeben werden:

• das Objekt, auf das sich die Abrechnung bezieht,
• der Abrechnungszeitraum (maximal 12 Monate),
• eine geordnete Zusammenstellung aller Gesamtkosten für jede Nebenkostenart,
• der Verteilerschlüssel (z. B. nach m², Verbrauch, Anzahl der Bewohner)
• die Berechnung des vom Mieter zu tragenden Anteils,
• die Verrechnung der Vorauszahlungen (zu tragender Anteil abzüglich der Vorauszahlungen)

Die Nebenkostenabrechnung muss so aufgebaut sein, dass sie auch ein Laie ohne juristische Kenntnisse problemlos prüfen kann. Damit eine Prüfung möglich ist, reicht es nicht aus, lediglich Endbeträge anzugeben, ohne deren Grundlage zu erläutern.

Sonderregelungen für die Heizkosten

Für die Heiz- und Warmwasserkosten gelten Sonderregelungen. Sie müssen immer separat abgerechnet werden. Hier sind die Regelungen der Heizkostenverordnung zu berücksichtigen. Auf die Heizkostenverordnung gehen wir morgen in einem eigenen Beitrag ein.

Kontrolle durch den Mieter

Hat der Mieter Zweifel an den Angaben in der Nebenkostenabrechnung, kann er Einsicht in die Belege verlangen (§ 259 BGB). Hierzu gehören auch Belege, mit denen der Vermieter nachweist, dass er die abgerechneten Kosten bezahlt hat (Urteil des Bundesgerichtshofs vom 09.12.2020 – Aktenzeichen  VIII ZR 118/19). Die Einsicht in die Belege kann der Mieter bis zu 12 Monate nach Zugang der Abrechnung verlangen. Der Vermieter muss die Einsicht an einem zumutbaren Ort ermöglichen. Der Mieter darf Belege einsehen, Notizen machen und Kopien oder Fotos anfertigen, aber nicht mitnehmen. Kopien dürfen kostenpflichtig sein (ca. 25–50 Cent). Fehlende Belege berechtigen den Mieter, Vorauszahlungen bis zur Einsicht einzubehalten oder notfalls zu klagen.

Seit Januar 2025 kann der Vermieter von Wohnraum die Belege auch digital bereitstellen. Das gilt auch für Belege, die ursprünglich in Papierform vorlagen (§ 556 BGB). Der Mieter hat zwar weiterhin das Recht, die Belege einzusehen, kann aber grundsätzlich keine Übersendung von Kopien verlangen.