Künstliche Intelligenz bei Nebenkostenabrechnungen?

Künstliche Intelligenz bei Nebenkostenabrechnungen?

Mit dem Jahresende stehen viele Vermieter vor der Aufgabe, die Nebenkosten des Vorjahres beim Mieter abzurechnen. Dabei versuchen manche, die Nebenkostenabrechnung mithilfe Künstlicher Intelligenz (KI) zu erstellen. Doch hier ist Vorsicht geboten.

KI für die Nebenkostenabrechnung? Was gilt rechtlich?

Sie können aus rechtlicher Sicht KI für die Nebenkostenabrechnung einsetzen. Für den Inhalt und die Form der Abrechnung bleiben Sie jedoch verantwortlich. Die Künstliche Intelligenz ist lediglich ein Werkzeug, das Ihnen zur Verfügung steht. Die Nebenkostenabrechnung muss in jedem Fall die Bestimmungen von § 556 BGB erfüllen.

In vielen Fällen haben die Nutzer der Künstlichen Intelligenz – oft unbewusst mit der Anmeldung der KI – ihr Einverständnis gegeben, dass alle mit der Künstlichen Intelligenz genutzten Daten auch zum Training der Künstlichen Intelligenz genutzt werden können. Dies kann zu Verstößen gegen die Datenschutzbestimmungen in Deutschland führen.

Natürlich bleiben die Rechte der Mieter unberührt, wenn die Nebenkostenabrechnung per KI erstellt wird. So haben sie immer Anspruch auf Belegeinsicht.

Warum man vorsichtig sein muss

Grundsätzlich gilt für die künstliche Intelligenz, dass sie irren kann. Darauf weisen die Programme selbst ausdrücklich hin. Es sind also falsche Zuordnungen und Berechnungen denkbar. Darum kann man auch bei einer per künstlicher Intelligenz erstellten Nebenkostenabrechnung nicht auf eine genaue Kontrolle der Ergebnisse verzichten. Die Zeitersparnis, die sich beim Erstellen mit KI ergibt, schmilzt bei der Kontrolle schnell dahin.

Das Thema Datenschutz haben wir bereits im vorigen Absatz angesprochen. Wenn man die Daten außer Haus von Dritten verarbeiten lässt, müssen Sie sicherstellen, dass die Daten auch ausreichend geschützt werden.

Außerdem können bei der von der KI erstellten Nebenkostenabrechnung nicht nur Berechnungsfehler auftauchen. Die Künstliche Intelligenz kann etwa falsche Verteilerschlüssel zugrunde legen oder von nicht korrekten Wohnflächen ausgehen.

Hilfe, die mit Vorsicht zu genießen ist

Der Einsatz von KI kann sinnvoll sein. Er spart unbestritten Zeit und kann die Verwaltung vereinfachen. Aber man sollte der künstlichen Intelligenz mit einem gesunden Misstrauen begegnen. Denn die KI kann nur so gründlich arbeiten, wie das zugrundeliegende Datenmaterial ist. Darum gibt es Programme, in denen KI eingesetzt wird, die speziell für die Hausverwaltung geschult wurde. Grundsätzlich helfen Ihnen bei der Abrechnung die Lösungen am besten, bei denen jahrzehntelange Erfahrung mit dem Thema Hausverwaltung einfließt. Das gilt zum Beispiel für die speziellen Programme für die Hausverwaltung der Buhl Data Service GmbH.