Endlich selbständig! Doch: aller Anfang ist schwer. Vor allem bei der Rechnungsstellung. Welche Angaben gehören in eine Rechnung? Wir haben die wichtigsten Anforderungen zusammengefasst.

Pflicht oder Kür: Wichtig für die Vorsteuer

Name, Nummer, Umsatzsteuer: Es gibt viele Angaben, die in einer Rechnung stehen müssen. Andere wiederum sind nicht verpflichtend, sollten aber sein. Als Rechnungssteller sollten Sie peinlich genau darauf achten, welche Angaben Ihre Rechnungen beinhalten. Denn nur wenn alle vom Finanzamt geforderten Angaben gemacht werden, klappt auch der Vorsteuerabzug Ihres Kunden. Haben Sie wichtige Details vergessen, kann Ihr Kunde die Vorsteuer aus Ihrer Rechnung gegenüber dem Finanzamt nicht mehr geltend machen – und das gibt sicher Ärger.

Gleiches gilt, wenn Sie fehlerhafte Rechnungen erhalten: Denn diese führen dazu, dass Ihnen der Vorsteuerabzug verloren gehen kann. In manchen Fällen kann Ihnen das Finanzamt auch die Kosten als Betriebsausgaben nicht anerkennen. Dann erhalten Sie nicht nur die Vorsteuer von meist 19 Prozent nicht zurück, sondern Ihre Einkommensteuer erhöht sich zusätzlich. Mit einem wachsamen Blick kann das jedoch vermieden werden.

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Welche Angaben sind verpflichtend?

Eine Rechnung muss nach dem Umsatzsteuergesetz folgende Angaben enthalten:

  1. den Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers,
  2. den Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers,
  3. die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
  4. das Ausstellungsdatum,
  5. die fortlaufende Rechnungsnummer, die jede Rechnung identifiziert,
  6. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
  7. den Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung,
  8. den Zeitpunkt, zu dem der Unternehmer das Entgelt erhalten hat, wenn die Lieferung oder die Leistung erst später erbracht wird,
  9. das nach Steuersatz und Steuerbefreiung aufgeschlüsselte Entgelt,
  10. jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht schon im Entgelt berücksichtigt ist,
  11. den Steuersatz und den Steuerbetrag oder den Hinweis auf eine Steuerbefreiung und
  12. einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren, wenn die Leistungen für Privatpersonen erbracht werden oder an den nichtunternehmerischen Bereich eines Unternehmers.

Eine Übersicht der Pflichtangaben können Sie sich hier herunterladen.

Kleinunternehmer – Einmal ohne Umsatzsteuer, bitte!

Unternehmer, die die Kleinbetragsregelung in Anspruch nehmen, müssen in Ihrer Rechnung einen Hinweis auf diese Steuerbefreiung geben. Hier genügt zum Beispiel die Angabe folgenden Satzes: „Umsatzsteuer weise ich als Kleinunternehmer nach § 19 UStG nicht aus“.

Wichtig: In der Rechnung darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Geschieht dies fälschlicherweise doch, schuldet der Unternehmer dem Finanzamt den ausgewiesenen Betrag. Gleichzeitig hat der Kunde trotz des Ausweises der Umsatzsteuer nicht die Möglichkeit sich die Vorsteuer beim Finanzamt zu holen. Denn nur der berechtigte Ausweis von Umsatzsteuer ermöglicht den Vorsteuerabzug.

Ausnahme: Kleinbetragsrechnung unter 150 Euro

Nicht alle hier genannten Angaben finden sich auf Kassenbons wieder. Und trotzdem besteht die Möglichkeit die Vorsteuer aus diesen Rechnungen zu ziehen. Das ist zumindest dann möglich, wenn der Gesamtbetrag 150 Euro nicht übersteigt. Denn dann handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung.

Pflichtangaben sind hier: vollständiger Namen und vollständige Adresse des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der sonstigen Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe, Steuersatz oder Hinweis auf die Steuerbefreiung.

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eine Rechnung enthalten?“

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