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Bogen rund

Thermobelege

Wie lesbar müssen sie sein?


Unternehmen müssen Rechnungen und Belege lange aufbewahren. Zehn Jahre Aufbewahrungspflicht ist die Regel. In dieser Zeit verblassen die gedruckten Zeilen auf Thermopapier. Was Sie dagegen tun können.

Oft nicht dauerhaft lesbar

Kassenzettel aber auch andere Rechnungen werden durch die Thermo-Technik erstellt. Wenn der Beleg während der Pflicht zur Aufbewahrung nicht mehr lesbar ist, geht dies zu Lasten des Unternehmers. Es gibt keine gesetzliche Regelung auf welchem Papier Belege erstellt oder mit welcher Drucktechnik sie beschrieben werden müssen. Geregelt ist lediglich, dass Rechnungen auf Papier zu erstellen sind. Alternativ können Rechnungen elektronisch übermittelt werden, wenn der Empfänger zustimmt.

Kopieren oder Scannen

Der Rechnungsteller hat seine Pflicht getan, wenn er eine Rechnung auf Papier ausgibt. Dass diese vielleicht schon nach einem halben Jahr nicht mehr lesbar ist, ist dann das Problem des Rechnungsempfängers. Dieser sollte solche Rechnungen kopieren oder einscannen und auf einem Datenträger speichern.

Tipp: Unserer Meinung nach sollten Sie die Original-Rechnung an die Kopie heften, damit eine Zuordnung möglich ist. Bei elektronischer Speicherung sollten Sie auch eine Zuordnung sicherstellen.

Garantie

Bedenken Sie auch, dass Rechnungen innerhalb einer Gewährleistungszeit lesbar bleiben sollten. Daher sollten Sie auch solche Belege kopieren oder scannen.

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